Onaylı Defter (Tespit ve Öneri Defteri) Kullanımı

Onaylı defter nedir, neden bu kadar önemlidir?

Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin işyerinde gördükleri eksiklikleri ve bunlara karşı önerilerini yazdığı resmî kayıttır. Uygulamada tespit ve öneri defteri olarak da anılır. İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 4, defteri seri numaralı, sayfaları bir asıl iki kopyalı ve her işyeri için tek olan defter olarak tanımlar.

Defterin önemi, yazılan her satırın hukuki sonucundan gelir. Yönetmeliğin 7. maddesine göre onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır. Yani işveren “bu eksikliği bilmiyordum” diyemez. Aynı şekilde, deftere yazılmamış bir uyarının yapıldığını kanıtlamak zordur. 6331 sayılı Kanun md. 8/2 de uzman ve hekimin tespit ettikleri eksiklik ve aksaklıkları işverene yazılı olarak bildirmesini ister; onaylı defter bu bildirimin standart aracıdır.

Bir iş kazasından sonra müfettiş, bilirkişi veya mahkeme önce bu deftere bakar. Kazaya yol açan eksiklik daha önce yazılmış mı, işveren imzalamış mı, ne zaman ve nasıl giderilmiş? Defter, hem uzmanın görevini yaptığını hem de işverenin önlem aldığını gösteren temel belgedir.

Onaylı defter kim onaylar ve nasıl hazırlanır?

İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/3’e göre onaylı defter, işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğünce veya noterce her sayfası mühürlenerek onaylanır. Bursa’daki bir işyeri için bu, Bursa’daki il müdürlüğü ya da bir noterdir.

Uygulamada süreç şöyle işler:

Seri numaralı, her sayfası bir asıl ve iki kopyadan oluşan bir defter temin edilir.
Defter işyeri adına il müdürlüğüne veya notere götürülür ve sayfaları mühürletilir.
Asıl suret işverende kalır; diğer iki suret uzman ve hekim tarafından saklanır (md. 7/5). OSGB’den hizmet alıyorsanız bu kopyalar OSGB arşivinde tutulur ve denetimde istendiğinde gösterilir (md. 13/2).

“Her işyeri için tek” ifadesi önemlidir. Ayrı SGK sicil numarası olan şube, depo veya şantiye için ayrı defter tutulur. İki farklı işyerinin tespitlerini aynı deftere yazmak, kayıtların kime tebliğ edildiğini belirsizleştirir.

Deftere kim, ne yazar?

Deftere yazma yükümlülüğü iki meslek için ayrı yönetmeliklerde düzenlenmiştir:

İş güvenliği uzmanı: İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik md. 11/4’e göre uzman; tespit ve önerilerini, 9. maddede sayılan görevlerle ilgili faaliyetlerini, hekimle ortak çalışmalarını ve gerekli diğer hususları onaylı deftere yazar.
İşyeri hekimi: İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personeli Yönetmeliği md. 11/4’e göre hekim de tespit ve önerilerini onaylı deftere yazar.
Diğer sağlık personeli (DSP): Yönetmelik DSP’ye deftere yazma görevi vermez; DSP tespit ve tavsiyelerini işyeri hekimine iletir (md. 18/3).

Defter, yalnızca eksiklik listesi değildir. Verilen eğitimler, yapılan saha denetimleri, kaza araştırmaları, hekimle birlikte yürütülen çalışmalar ve önceki tespitlerin kapandığı da buraya yazılır. Uzmanın diğer görevlerini iş güvenliği uzmanlığı, hekiminkileri işyeri hekimi görevleri yazımızda bulabilirsiniz.

Onaylı deftere ne yazılır? Örnek kayıtlar

Defterdeki bir kaydın işe yaraması için okuyan herkesin aynı şeyi anlaması gerekir. Zayıf ve iyi kayıt arasındaki farkı şu tabloda görebilirsiniz:

Zayıf kayıt	İyi kayıt
“Makinelerde koruyucu eksik.”	“Talaşlı imalat bölümü, 3 nolu şerit testerenin bıçak koruyucusu sökülmüş. Koruyucu takılmadan makine çalıştırılmamalı. Öncelik: acil. Önerilen termin: aynı gün. Sorumlu: bakım şefi.”
“Yangın tüpleri kontrol edilsin.”	“Depo girişindeki 2 adet söndürücünün önü paletle kapatılmış, birinin kontrol etiketi süresi geçmiş. Önler açılmalı, süresi geçen cihaz servise verilmeli. Termin: 7 gün.”
“Çalışanlar KKD kullanmıyor.”	“Kaynak bölümünde 2 çalışan yüz siperi olmadan punta kaynağı yapıyor. Ekipman var, kullanılmıyor. Bölüm şefiyle sahada konuşuldu; vardiya başında hatırlatma ve günlük kontrol önerildi.”
“Eğitim yapıldı.”	“Pres bölümü 14 çalışana işe özgü riskler konusunda 2 saat yüz yüze eğitim verildi; katılım listesi ve sınav kâğıtları eğitim dosyasında.”

İyi bir kayıtta şu öğeler bulunur:

Tarih ve ziyaret saati.
Yer: bölüm, makine numarası, hat veya oda.
Somut tespit: ne görüldü, kaç adet, hangi durumda. Mümkünse fotoğraf numarasıyla.
Öneri: neyin yapılması gerektiği, varsa geçici önlem.
Öncelik ve önerilen termin: acil, kısa vadeli, planlı.
Önceki kayıtlara atıf: “… tarihli kayıttaki 4. madde giderilmiş, yerinde görüldü.”

İşverenin imza ve takip yükümlülüğü

İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/4’e göre onaylı defter uzman, hekim ve işveren tarafından birlikte veya ayrı ayrı imzalanır. Md. 7/5 ise defterin imzalanmasından ve düzenli tutulmasından işverenin sorumlu olduğunu, defterin denetimde istendiğinde gösterileceğini belirtir.

İmza bir onay değil, bilgilenme kaydıdır. İşverenin bir öneriye katılmaması mümkündür; ancak bu durumda gerekçesini ve alternatif önlemini yazılı hâle getirmesi gerekir. Yönetmelik md. 5/5-ç, işverene görevlendirdiği kişiler veya OSGB tarafından yazılı olarak bildirilen tedbirleri yerine getirme yükümlülüğü verir.

İmza sırasında işveren veya vekilinin yapması gerekenler şunlardır:

Kaydı okuyun ve anlamadığınızı sorun. Belirsiz bir tespit, daha sonra yanlış önlemle kapatılır.
Termini gerçekçi hâle getirin. Önerilen sürede yapılamayacak bir iş varsa, geçici önlemi ve yeni tarihi uzmanla birlikte deftere yazın.
Sorumluyu belirleyin. Her tespit için işletmede bir isim atanmalıdır; “bakım yapacak” ifadesi yeterli değildir.
Katılmadığınız öneriyi yazılı cevaplayın. Gerekçenizi ve alternatif önleminizi aynı sayfaya not düşün veya yazıyla bildirin.
Hayati tehlike kaydını bekletmeyin. Uzman bir işin durdurulmasını öneriyorsa kararı aynı gün verin.

Hayati tehlike durumunda süreç daha ileri gider. Yangın, patlama, göçme veya kimyasal sızıntı gibi hayati tehlike içeren konularda yazılı öneriler makul sürede yerine getirilmezse uzman ve hekim durumu Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüğüne yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür (İGU Yönetmeliği md. 11/3; hekim yönetmeliği md. 11/3). Bu bildirimin dayanağı da çoğunlukla onaylı defterdeki kayıttır.

Defterden aksiyon listesine: takip düzeni

Defter tek başına bir takip sistemi değildir; sayfalar ilerledikçe açık kalan tespitler gözden kaçar. Şu düzeni öneririz:

Her ziyaret sonunda yeni tespitler deftere yazılır ve aynı gün aksiyon listesine aktarılır.
Aksiyon listesinde tespit numarası, sorumlu, termin ve kapanış tarihi tutulur.
Her ziyaretin başında uzman, önceki ziyaretin açık maddelerini sahada kontrol eder ve sonucu deftere yazar.
Ayda bir yönetim, açık maddeleri ve gecikenleri gözden geçirir.
Yıl sonunda açık maddeler yıllık çalışma planına ve yıllık değerlendirme raporuna aktarılır.

Bu düzen, iş müfettişinin sorduğu “Bu eksiklik ne zaman tespit edildi, ne zaman giderildi?” sorusunun cevabını hazır tutar. Denetime hazırlığın diğer adımlarını iş müfettişi denetimine hazırlık yazımızda anlattık.

OSGB değişiminde ve denetimde defter

Onaylı defterin asıl sureti işverende saklanır ve işyerinde kalır. Defter işyerine ait olduğu için OSGB veya uzman değiştiğinde yeni defter açılmaz; yeni uzman aynı deftere devam eder ve ilk iş olarak açık kalan tespitleri devralır. Geçişte nelerin teslim alınacağını OSGB değiştirme süreci yazımızda listeledik.

Denetimde sık görülen eksikler şunlardır:

Defter işyerinde değil, OSGB’de veya muhasebede duruyor.
Aylarca kayıt yok; ziyaret yapıldığı söylense de belgelenmemiş.
Tespitler genel ifadelerle yazılmış, yer ve termin yok.
İşveren imzası eksik veya yalnızca ilk sayfalarda var.
Önceki tespitlerin kapandığına dair hiçbir kayıt yok.

Sık Sorulan Sorular

Onaylı defter kim onaylar?

İşyerinin bağlı olduğu Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüğü veya noter onaylar. Onay, her sayfanın mühürlenmesiyle yapılır (İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/3).

Onaylı deftere işveren imza atmazsa ne olur?

Deftere yazılan tespit ve öneriler yine işverene tebliğ edilmiş sayılır. Defterin imzalanması ve düzenli tutulmasından işveren sorumludur; imzasız sayfalar denetimde eksiklik olarak değerlendirilir.

Diğer sağlık personeli onaylı deftere yazabilir mi?

Yönetmelik DSP’ye deftere yazma görevi vermez. DSP tespit ve tavsiyelerini işyeri hekimine iletir; hekim gerekli gördüklerini deftere yazar.

Her şube için ayrı onaylı defter gerekir mi?

Evet. Defter her işyeri için tektir. Ayrı SGK sicil numarasıyla çalışan şube, depo veya şantiye için ayrı defter tutulur.

Onaylı deftere ne sıklıkla yazılmalı?

Yönetmelik belirli bir sıklık öngörmez. Ancak uzman ve hekim tespit, öneri ve faaliyetlerini deftere yazmakla yükümlü olduğundan, her ziyarette en az bir kayıt düşülmesi beklenir. Uzun süre boş kalan defter, sözleşmedeki hizmet süresinin fiilen kullanıldığını göstermeyi zorlaştırır.