OSGB Nasıl Değiştirilir? Geçiş Rehberi

OSGB ne zaman değiştirilmeli?

OSGB değiştirmenin önünde yasal bir engel yoktur. Sözleşmenizin fesih şartlarına uyduğunuz sürece başka bir yetkili OSGB ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Değiştirme kararını çoğunlukla şu işaretler tetikler:

• Uzman veya hekim, sözleşmede yazan süre kadar işyerinde bulunmuyor.
• Tespitler yazılı bildirilmiyor, onaylı defter düzenli doldurulmuyor.
• Eğitimler, periyodik muayeneler veya iş ekipmanlarının kontrolleri gecikiyor.
• Görevli personel sık değişiyor ve size haber verilmiyor.
• Tehlike sınıfınız ya da çalışan sayınız değişti; mevcut hizmet buna uyum sağlamıyor.

İyi haber şu: OSGB değişikliği risk değerlendirmenizi veya acil durum planınızı kendiliğinden geçersiz kılmaz. Bu belgelerin yenilenmesini gerektiren durumlar mevzuatta tek tek sayılmıştır; taşınma, teknoloji veya üretim yöntemi değişikliği, iş kazası, meslek hastalığı, ramak kala olay gibi. Hizmet sağlayıcının değişmesi bunlar arasında değildir. Yeni ekip belgeleri yine de gözden geçirir ve gerekiyorsa revize eder.

Zamanlama da önemlidir. Mümkünse geçişi, mevcut sözleşmenin yenileneceği döneme denk getirin; böylece fesih bildirim süresiyle uğraşmadan yeni hizmete başlarsınız. Yoğun üretim dönemleri, yıllık bakım duruşları ya da tatbikat ve eğitim takviminin sıkıştığı aylar geçiş için uygun değildir; yeni ekibin işyerini sakin bir dönemde tanıması, ilk tespitlerin daha sağlıklı yapılmasını sağlar.

Henüz yeni OSGB’yi seçmediyseniz önce OSGB seçim kriterlerimize göz atın.

Hizmet boşluğu olmadan geçiş: 7 adım

1. Mevcut sözleşmeyi okuyun. Bitiş tarihini, fesih bildirim süresini ve fesihte belge teslimine ilişkin maddeleri not edin.
2. Yeni OSGB’yi seçin. Yetki belgesi, hizmet bölgesi, uzman sınıfı ve aylık dakika kontrollerini yapın.
3. Geçiş gününü belirleyin. Eski hizmetin son günü ile yeni hizmetin ilk günü arasında boş gün kalmayacak bir tarih seçin ve iki tarafa da yazılı bildirin.
4. Yeni sözleşmeyi zamanında onaylatın. Yeni sözleşme ve görevlendirme İSG-KATİP’e, geçiş gününden önce onaylanacak şekilde girilmelidir. İki taraf da en geç 5 gün içinde onaylar; onay olmadan yeni ekip göreve başlayamaz.
5. Eski sözleşmeyi feshedin. Fesih 5 iş günü içinde sisteme bildirilir. Fesih işlenmezse eski kayıt açık kalır ve yeni görevlendirmede karışıklık çıkar.
6. Belgeleri devralın. Aşağıdaki kontrol listesini kullanın ve teslimi tutanakla yapın.
7. Çalışanları bilgilendirin. Yeni uzman ve hekimin adını, onlara nasıl ulaşılacağını ve ilk ziyaret tarihini duyurun; çalışan temsilcisini sürece dahil edin.

Geçişte sık yapılan hatalar

OSGB değişikliği kâğıt üzerinde basit görünür; sorunlar genellikle sıralama ve iletişimden çıkar. En sık görülen hatalar şunlardır:

Eski sözleşmeyi önce bitirmek. İşveren, mevcut hizmetten memnun olmadığı için sözleşmeyi hemen feshedip yeni OSGB arayışına sonra başlar. Yeni teklif, sözleşme ve sistem onayı birkaç gün de sürse, bu sürede işyeri görevlisiz kalır. Doğru sıra, yeni hizmeti hazırlayıp geçiş gününü buna göre belirlemektir.

Belgeleri “sonra isteriz” diye ertelemek. Sözleşme sona erdikten sonra eski hizmet sağlayıcıdan belge almak zorlaşır. Teslim listesini fesih bildirimiyle birlikte gönderin ve teslim tarihini sözleşmenin son gününden önceye koyun.

Açık tespitleri unutmak. Onaylı defterde yazılı ama henüz kapatılmamış tespitler, OSGB değişti diye ortadan kalkmaz. Yeni ekibin ilk işi bu listeyi devralmak olmalıdır; aksi hâlde aynı eksiklik bir kazada ya da denetimde karşınıza çıkar.

Çalışanları bilgilendirmemek. Çalışanlar kime başvuracaklarını bilmezse ramak kala olaylar ve sağlık şikâyetleri bildirilmez. Panoya yeni görevlilerin adlarını asmak, küçük ama etkili bir adımdır.

Sınıf ve süreyi yeniden kontrol etmemek. Geçiş, tehlike sınıfınızı ve çalışan sayınızı doğrulamak için iyi bir fırsattır. Eski sözleşmedeki dakika, bugünkü çalışan sayınıza göre eksik kalmış olabilir; yeni sözleşmeyi güncel sayıya göre kurun.

Belge devri kontrol listesi

İSG belgeleri işyerinize aittir; OSGB yalnızca bunların hazırlanmasına ve yürütülmesine destek olur. Sözleşmenizde fesih hâlinde teslimi düzenleyen bir madde olmasa bile devri yazılı bir tutanakla yapın: hangi belgenin, hangi tarihte, kime teslim edildiği yazılsın. Elektronik ortamda tutulan kayıtların düzenlenebilir kopyalarını da isteyin.

İSG kurulu, 6331 sayılı Kanun’un 22. maddesine göre 50 ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde zorunludur. Belgelerin içeriğini ve yenileme kurallarını hatırlamak için risk değerlendirmesi, acil durum planı ve periyodik kontrol süreleri rehberlerimize bakabilirsiniz.

Sağlık dosyaları: gizlilik nasıl korunur?

Geçişte en hassas konu sağlık dosyalarıdır. Bu dosyalar işe giriş ve periyodik muayene formlarını, tetkik sonuçlarını ve hekimin notlarını içerir.

Pratikte şu kurallara uyun:

• Dosyalar eski hekimden yeni hekime teslim edilir. Teslim tutanağına dosya sayısı ve çalışan listesi yazılır; muayene içerikleri yazılmaz.
• İnsan kaynakları, muayene ayrıntılarını değil, yalnızca işe uygunluk sonucunu bilir.
• Dosyalar işyerinde, kilitli ve erişimi sınırlı bir dolapta ya da yetkilendirilmiş bir dijital ortamda saklanır.
• Eski OSGB dosyaları kendi ofisinde tutuyorsa, teslim tarihini sözleşme bitmeden yazılı olarak netleştirin.

Dijital kayıtlar için de aynı ilke geçerlidir. Sağlık verileri bir yazılımda ya da bulut ortamında tutuluyorsa, verilerin hangi formatta aktarılacağını, eski sistemdeki erişimlerin ne zaman kapatılacağını ve aktarımın kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırın. Muayene sonuçlarının e-posta ekleriyle dağınık biçimde gönderilmesi, gizlilik açısından en zayıf halkadır; şifreli ve kayıtlı bir teslim yöntemi seçin.

Yeni işyeri hekimi dosyaları devraldıktan sonra periyodik muayene tarihlerini çıkarır. Az tehlikelide en geç 5 yılda bir, tehlikelide en geç 3 yılda bir, çok tehlikelide her yıl yapılan muayenelerden süresi geçmiş olanlar varsa önce onlar planlanır.

Yeni OSGB ile ilk 30 gün

Geçişin başarısı ilk ayda belli olur. Aşağıdaki plan, Bursa’daki orta ölçekli bir üretim işletmesi için gerçekçi bir sıralamadır; küçük işyerlerinde adımlar daha hızlı tamamlanır.

İlk hafta

• Yeni uzman ve hekimle tanışma; bütün bölümleri ve vardiyaları kapsayan işyeri turu.
• Belge devrinin tamamlanması ve eksik belgelerin listelenmesi.
• Onaylı deftere ilk tespitlerin yazılması.
• Acil durum ekiplerinin, ilkyardımcıların ve iletişim listesinin kontrolü.

İkinci ve üçüncü hafta

• Risk değerlendirmesinin gözden geçirilmesi; değişiklik varsa revizyon takvimi.
• Eğitim matrisinin çıkarılması: kim hangi eğitimi ne zaman aldı, kimin tekrar süresi doluyor, yeni işe girenlere 2 saatlik işe başlama eğitimi verildi mi?
• Sağlık gözetimi takvimi: periyodik muayenesi yaklaşanlar ve riskine göre tetkik ihtiyacı olanlar.

Dördüncü hafta

• İş ekipmanlarının periyodik kontrol takvimi ve ortam ölçümü ihtiyacının yetkili laboratuvarlarla planlanması.
• Yılın tatbikat tarihinin belirlenmesi; tatbikat en geç yılda bir yapılır.
• Yönetime ilk 30 günün özet raporu: açık tespitler, öncelikler ve takvim.

İlk ayın sonunda elinizde üç şey olmalıdır: eksiksiz devralınmış bir belge seti, sorumlusu ve tarihi belli bir açık tespit listesi ve yılın geri kalanı için bir takvim. Bu üçü varsa geçiş başarıyla tamamlanmış demektir. Eksik kalan bir başlık varsa ikinci ayın ilk ziyaretinde öncelikle onu ele alın; ertelenen her eksik, bir sonraki denetimde ya da olası bir kazada karşınıza çıkar.

Bütün yenileme tarihlerini tek yerde görmek için İSG takvimi aracını kullanabilirsiniz. Bursa ve komşu illerde SİSTEMER’in iş güvenliği uzmanlığı hizmetine geçerken de aynı kontrol listesini kullanabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Sözleşme süresi dolmadan OSGB değiştirebilir miyim?

Mevzuat buna engel değildir; belirleyici olan sözleşmenizdeki fesih hükümleridir. Bildirim süresine uyun, feshi İSG-KATİP’e 5 iş günü içinde bildirin ve yeni sözleşmenin onayını geçiş gününden önce tamamlayın.

Yeni OSGB risk değerlendirmesini baştan yapmak zorunda mı?

Hayır. OSGB değişikliği risk değerlendirmesinin yenilenmesini gerektiren durumlar arasında sayılmaz. Yeni ekip mevcut değerlendirmeyi gözden geçirir; işyerinde değişiklik, kaza veya ramak kala olay varsa ya da yenileme süresi dolduysa revize eder.

Eski OSGB belgeleri teslim etmezse ne yapmalıyım?

Belgeleri yazılı olarak isteyin ve sözleşmedeki teslim hükmünü hatırlatın. Teslim edilmeyen belgeleri listeleyin, yeni ekiple eksikleri yeniden oluşturma planı yapın. Denetimde belgeleri göstermek işverenin sorumluluğundadır; bu yüzden beklemek yerine eksikleri tamamlamaya hemen başlayın.

Geçiş ne kadar sürer?

Belirleyici olan, eski sözleşmedeki fesih bildirim süresi ve yeni sözleşmenin İSG-KATİP onayıdır. Onay en geç 5 gün içinde tamamlanır; bu yüzden geçiş gününü, yeni sözleşmenin sisteme girilip onaylanmasına yetecek kadar ileriye koyun. Belge devri ve ilk 30 günlük plan ise geçişten sonra da sürer.

Çalışanlara eğitimleri yeniden vermek gerekir mi?

Hayır. Verilmiş eğitimler ve belgeleri geçerlidir; tekrar süresi geldiğinde yenilenir. 2026 eğitim yönetmeliğinden önce verilen eğitimler de geçerliliğini korur. Ayrıntılar için yeni İSG eğitim yönetmeliği yazımıza bakın.