Kısaca
Kişisel sağlık dosyaları çalışanın işten ayrılmasından sonra en az 15 yıl, kanserojen ve asbest maruziyet kayıtları maruziyetin bitiminden sonra en az 40 yıl, periyodik kontrol raporları ise ekipman kullanıldığı sürece saklanır. Eğitim kayıtları, risk değerlendirmesi ve kaza kayıtları için mevzuat ayrı bir süre koymaz; bu belgeler için işletmenin kendi saklama politikasını yazılı hâle getirmesi gerekir. Kapanış ve OSGB değişikliğinde kayıtların nereye teslim edileceği de mevzuatta tanımlıdır.
İSG belgeleri saklama süresi neden önemli?
Bir arşiv temizliğinde atılan klasör, on yıl sonra açılan bir meslek hastalığı davasında aranan tek belge olabilir. Akciğer hastalıkları, işitme kaybı veya mesleki kanserler, maruziyetten yıllar sonra ortaya çıkar. İSG belgeleri saklama süresi, bu gecikmeyi karşılamak için bazı kayıtlarda onlarca yıla uzanır.
Temel kural İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/1’dedir: İşveren, ilgili mevzuattaki özel süreler saklı kalmak kaydıyla işyerindeki İSG faaliyetlerine ilişkin her türlü kaydı ve çalışanların kişisel sağlık dosyalarını saklar. Kişisel sağlık dosyası için süre açıkça yazılıdır; diğer kayıtlar için özel yönetmeliklere bakmak gerekir.
Mevzuattaki saklama süreleri tablosu
Aşağıdaki tablo, mevzuatta açık süre öngörülen kayıtları ve sürenin başladığı anı gösterir:
| Kayıt | Asgari süre | Süre ne zaman başlar? | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Kişisel sağlık dosyası | 15 yıl | Çalışanın işten ayrılması | İSG Hizmetleri Yön. md. 7/1-b |
| Tozlu işlerde yapılan iş, çalışma süresi, toz ölçüm sonuçları ve sağlık dosyası | 15 yıl; hastalığın yükümlülük süresi daha uzunsa o kadar | Çalışanın işten ayrılması | Tozla Mücadele Yön. md. 14 |
| Kanserojen veya mutajen maddeye maruz kalanların listesi ve sağlık gözetimi kayıtları | 40 yıl | Maruziyetin sona ermesi | Kanserojen Maddeler Yön. md. 17 |
| Asbest maruziyet kayıtları | 40 yıl | Maruziyetin sona ermesi | Asbest Yön. md. 17 |
| Grup 3 ve 4 biyolojik etkenlere maruz kalanların listesi ve kayıtları | 15 yıl; bazı etkenlerde 40 yıl | Maruziyetin sona ermesi | Biyolojik Etkenler Yön. md. 13 |
| Biyolojik etkenlerde kişisel tıbbi kayıtlar | 15 yıl; özel durumlarda 40 yıl | Maruziyetin sona ermesi | Biyolojik Etkenler Yön. md. 16 |
| Periyodik kontrol raporları | Ekipman kullanıldığı sürece | Raporun düzenlenmesi | İş Ekipmanları Yön. Ek-III, 1.6 |
Kaynak metinler: Tozla Mücadele Yönetmeliği, Kanserojen veya Mutajen Maddelerle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik, Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik, Biyolojik Etkenlere Maruziyet Risklerinin Önlenmesi Hakkında Yönetmelik ve İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği.
Tablodaki sürelerin başlangıç noktasına dikkat edin. Sağlık kayıtları saklama süresi işten ayrılmadan, kanserojen maruziyet kaydı saklama süresi ise maruziyetin bitiminden başlar. Yıllarca aynı işyerinde çalışan bir kişinin kayıtları, bu nedenle işe girişinden itibaren hesaplandığında çok daha uzun süre arşivde kalır.
Örnek hesap: Bir çalışan 2012’de işe giriyor, 2018’e kadar kanserojen bir maddeyle çalışıyor, sonra başka bir bölüme geçiyor ve 2026’da işten ayrılıyor. Kanserojen maruziyetine ait liste ve sağlık gözetimi kayıtları 2018 + 40 ile en az 2058’e, kişisel sağlık dosyasının geri kalanı 2026 + 15 ile en az 2041’e kadar saklanır. Uygulamada dosyayı bölmek yerine tamamını uzun olan süreye göre saklamak daha güvenlidir.
Sağlık kayıtları: kim saklar, kime verilir?
Kişisel sağlık dosyası işe giriş ve periyodik muayene formlarını, tetkik sonuçlarını ve maruziyet bilgilerini içerir. Dosya gizlilik ilkesine uyularak tutulur; dosyayı işyeri hekimi yönetir, saklama yükümlülüğü ise işverendedir. Çalışan başka bir işyerine geçtiğinde yeni işveren dosyayı yazılı olarak ister; önceki işveren dosyanın onaylı bir örneğini bir ay içinde gönderir (İSG Hizmetleri Yön. md. 7/2).
İşyerinin kapanması, özel kayıtlar için ayrıca düzenlenmiştir:
- Kanserojen maddelerle ilgili kayıtlar faaliyet sona erdiğinde SGK il müdürlüğüne teslim edilir (Kanserojen Maddeler Yön. md. 17/2).
- Asbest kayıtları, işyeri çalışanlarıyla birlikte devredilirse devralan işletmeye, kapanırsa SGK il müdürlüğüne teslim edilir (Asbest Yön. md. 17).
- Kimyasal maddelerle çalışılan işyerlerinde sağlık ve maruziyet kayıtları, faaliyet sona erdiğinde yine SGK il müdürlüğüne teslim edilir (Kimyasal Maddeler Yönetmeliği md. 12).
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. 6698 sayılı Kanun md. 4, kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklanmasını ister. Bu nedenle saklama süresi dolan sağlık kayıtlarının imhası da kayıt altına alınmalıdır. Erişim ve gizlilik kuralları için çalışan sağlık bilgileri ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz.
Periyodik kontrol raporu saklama kuralı
İş ekipmanlarında saklama kuralı ekipmanın ömrüne bağlıdır. İş Ekipmanları Yönetmeliği Ek-III’e göre periyodik kontrol sonucunda düzenlenen belgeler iş ekipmanının kullanıldığı sürece saklanır. Yönetmeliğin 7. maddesi ayrıca kontrol sonuçlarının ıslak imzalı veya güvenli elektronik imzalı olarak kayda alınmasını ve yetkililer istediğinde gösterilmesini ister. İşletme dışında kullanılan seyyar ekipmanlarda son periyodik kontrol raporu ekipmanla birlikte bulundurulur.
Pratikte bu kural, bir kompresör tankının veya forkliftin ilk raporundan son raporuna kadar tüm geçmişinin aynı dosyada kalması demektir. Tahribatsız muayene raporları da periyodik kontrol raporunun ekinde saklanır. Raporların içeriğini değerlendirmek için periyodik kontrol raporu nasıl okunur yazımıza bakın. Periyodik kontrolleri OSGB’ler yapamaz; kontroller EKİPNET’e kayıtlı yetkili kişilerce yapılır. SİSTEMER olarak bu kontrolleri yetkili kişilerle planlıyor ve raporların arşivini periyodik kontrol takibi kapsamında izliyoruz.
Eğitim belgesi ve süresi yazılmamış kayıtlar
Eğitim belgesi saklama süresi konusunda 2026 tarihli İSG eğitimleri yönetmeliği ayrı bir süre belirlemez. Aynı durum risk değerlendirmesi raporları, acil durum planları, tatbikat formları, iş kazası kayıtları ve İSG kurulu tutanakları için de geçerlidir. Bu belgelerin bir bölümünün ise geçerlilik süresi vardır; örneğin acil durum planı ve risk değerlendirmesi tehlike sınıfına göre 2, 4 veya 6 yılda bir yenilenir. Yenilenen belge eskisinin yerine geçer ama eski sürüm, o dönemde ne bilindiğini gösterdiği için atılmamalıdır.
Süre yazmayan belgeler için şu iki noktayı dikkate alan yazılı bir saklama politikası hazırlayın:
- Uyuşmazlık süreleri: Türk Borçlar Kanunu md. 146’ya göre kanunda aksine hüküm yoksa alacaklar on yıllık zamanaşımına tabidir. Bir iş kazası veya meslek hastalığı nedeniyle doğan talepler yıllar sonra gündeme gelebilir; kaza dosyası, eğitim kaydı ve risk değerlendirmesi bu talebin savunmasında aranan belgelerdir. Bu belgelerin nasıl kullanıldığı için SGK rücu davası yazımıza bakabilirsiniz.
- Bağlantılı kayıtlarla uyum: Bir çalışanın eğitim kayıtlarını, aynı çalışanın sağlık dosyası kadar saklamak, bir meslek hastalığı incelemesinde eğitim ve maruziyet geçmişini birlikte göstermeyi sağlar.
Eğitim kayıtlarının içeriği ve düzeni için İSG eğitim belgesi ve kayıtları, dosyanın genel yapısı için İSG dosyası içeriği yazılarımıza bakın.
Arşiv kontrol listesi
- Her belge türü için saklama süresi ve sürenin başlangıç olayı (işten ayrılma, maruziyet sonu, ekipmanın hizmetten çıkması) yazılı mı?
- Kanserojen, asbest ve tozla çalışılan işlerde maruz kalan çalışan listesi güncel mi?
- Periyodik kontrol raporları ekipman bazında, eskiden yeniye sıralı mı?
- Elektronik kayıtlar güvenli elektronik imzalı mı ve yedekleniyor mu?
- Sağlık dosyalarına erişim yalnız işyeri hekimi ve yetkili sağlık personeliyle sınırlı mı?
- Süresi dolan kayıtların imhası tutanakla yapılıyor mu?
SİSTEMER’in iş güvenliği uzmanlığı ve işyeri hekimliği hizmetlerinde Bursa ve çevre illerdeki işletmelerle birlikte belge envanteri çıkarıyor, saklama sürelerini bu envantere işliyoruz. Kayıt eksikliğinin idari yaptırımlarını İSG idari para cezaları aracından inceleyebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Kişisel sağlık dosyası ne kadar süre saklanır?
Çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 15 yıl. Kanserojen, asbest veya bazı biyolojik etkenlere maruziyet varsa ilgili kayıtlar maruziyetin bitiminden itibaren 40 yıla kadar saklanır.
İSG eğitim belgeleri kaç yıl saklanmalı?
2026 tarihli eğitim yönetmeliği ayrı bir süre belirlemez. İşletme bu süreyi kendi saklama politikasında belirlemelidir; uyuşmazlık süreleri ve sağlık dosyasıyla uyum dikkate alınarak uzun tutulması önerilir.
Periyodik kontrol raporları ne zaman atılabilir?
Raporlar iş ekipmanı kullanıldığı sürece saklanır. Ekipman hizmetten çıkarıldıktan sonra da bir süre, örneğin olası bir uyuşmazlık için, arşivde tutulması uygun olur.
İşyeri kapanırsa sağlık kayıtları ne olur?
Kanserojen maddeler, asbest ve kimyasal maddelerle ilgili sağlık ve maruziyet kayıtları SGK il müdürlüğüne teslim edilir. Diğer kayıtlar için işveren, saklama yükümlülüğünü yerine getirecek bir düzen kurmalıdır.
Tehlike sınıfınıza uygun belgeli uzmanla saha denetimi, onaylı defter, eğitim planı, yıllık plan ve rapor takibi.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.