Kısaca
2026 eğitim yönetmeliğine göre bir çalışanın eğitim kaydı dört parçadan oluşur; işe başlama eğitimi tutanağı, eğitim katılım tutanağı (uzaktan eğitimde sistem kayıtları), ölçme ve değerlendirme sonucu ve Ek-2’ye uygun temel eğitim belgesi. Belgeler çalışanın özlük dosyasında saklanır, elektronik imza ve elektronik arşiv kullanılabilir. Yönetmelik bir saklama süresi vermez; bu yüzden süreyi işletme olarak yazılı belirlemeniz gerekir.
İSG eğitim belgesi tek bir kâğıt değildir
Denetimde “eğitimler verildi mi?” sorusuna çoğu işletme bir klasör dolusu İSG eğitim belgesi göstererek cevap verir. Oysa müfettişin aradığı şey yalnızca belgenin varlığı değil, belgenin arkasındaki zincirdir: çalışan işe başlamadan eğitim aldı mı, temel eğitim üç ay içinde tamamlandı mı, eğitime gerçekten katıldı mı, sınavı geçti mi, belgeyi kim imzaladı?
Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (RG 02.04.2026, sayı 33212) bu zinciri dört kayda dayandırır. İşveren eğitim programını hazırlar, katılımı eğitim katılım tutanağıyla kayda alır ve eğitimi tamamlayanlar için gerekli belgeleri düzenler (md. 5/2). Bu yazı, o kayıtların nasıl tutulacağını ve özlük dosyasında nasıl saklanacağını anlatır. Eğitimin içeriği ve süreleri için yeni İSG eğitim yönetmeliği yazımıza bakabilirsiniz.
| Kayıt | Ne zaman oluşur? | Kim imzalar? | Dayanak |
|---|---|---|---|
| İşe başlama eğitimi tutanağı | Çalışan fiilen işe başlamadan önce | Eğitimi veren, çalışan, işveren veya vekili | md. 7/6 |
| Eğitim katılım tutanağı | Her yüz yüze temel ve tekrar eğitimi oturumunda | Katılımcılar ve eğitici | md. 5/2-c, 17/1 |
| Uzaktan eğitim sistem kayıtları | Uzaktan verilen her modülde | Sistem kaydı | md. 12/4, 17/2 |
| Ölçme ve değerlendirme sonucu | Temel eğitimin sonunda | Eğitici; sonuç belgeye esas olur | md. 16 |
| Temel eğitim belgesi (Ek-2) | Başarıyla tamamlayan çalışana | Eğiticiler ve işveren veya vekili | md. 17/3 |
| Diğer eğitim belgeleri | Bilgi yenileme, ilave eğitim ve diğer mevzuattan doğan eğitimler | Çalışan ve işveren | md. 24 |
İşe başlama eğitimi tutanağı: ilk kayıt
2026 yönetmeliğinin getirdiği en belirgin yenilik, işe başlama eğitiminin ayrı bir kayıtla belgelenmesidir. Çırak ve stajyerler dahil her çalışan, fiilen çalışmaya başlamadan önce en az 2 saatlik, uygulamalı ve yüz yüze bir eğitim alır. Tamamlanan eğitim, eğitimi veren kişi, çalışan ve işveren veya vekilinin imzasıyla tutanak altına alınır (md. 7/6).
Bu tutanak, temel eğitim belgesinin yerine geçmez; işe başlama eğitimi temel eğitim süresine de sayılmaz. Kayıt açısından dikkat edilecek üç nokta vardır:
- Tarih ve saat. Tutanaktaki tarih, çalışanın işe giriş tarihinden sonraki bir güne düşmemelidir; aksi hâlde çalışanın eğitimsiz çalıştığı görünür. Başlangıç ve bitiş saati yazılmamış bir tutanak, “en az 2 saat” şartını kanıtlamaz.
- İçerik. Eğitim; çalışanın yapacağı işi, kullanacağı iş ekipmanını, çalışma ortamından doğan riskleri ve işyerine özgü tedbirleri kapsar (md. 7/2). Tutanakta bu başlıkların her biri ayrı satır olarak görünmelidir.
- Eğitimi veren. İşe başlama eğitimini uzman ve hekim ya da işverenin görevlendirdiği bilgili ve deneyimli bir çalışan verebilir (md. 7/4). Çalışan görevlendirildiyse görevlendirme yazısını da dosyaya koyun.
Tutanağın alanlarını ve 2 saatlik programın dakika dakika akışını işe başlama eğitimi programı yazımızda örnekledik.
Eğitim katılım listesi mi, katılım tutanağı mı?
Uygulamada “eğitim katılım listesi” denen belgenin yönetmelikteki adı eğitim katılım tutanağıdır. Yüz yüze temel eğitimde tutanakta şu bilgiler bulunur (md. 17/1):
- Eğitimin düzenlendiği yer ve tarih,
- Eğitimin süresi ve konu başlıkları,
- Katılımcıların adı, soyadı ve imzası,
- Eğiticinin adı, soyadı ve imzası.
Temel eğitim farklı günlere bölündüğünde her oturum için ayrı tutanak tutun. Tek bir tutanağa “12 saat” yazıp altına bir kez imza almak, eğitimin hangi gün hangi konuyla verildiğini göstermez. Vardiyalı işyerlerinde bölünmüş eğitimin nasıl planlanacağını İSG eğitimi mesai ve vardiya yazımızda anlattık.
Uzaktan eğitimde imza yerine sistem kaydı geçerlidir. Çalışanların sisteme giriş ve çıkışları, eğitimi tamamlama oranları, ölçme ve değerlendirme sonuçları kayda alınır, izlenir ve raporlanır (md. 12/4, 17/2). Platformdan bu raporu çalışan bazında indirip arşivleyin; platform sözleşmesi bittiğinde kayıtların erişilemez hâle gelmesi sık rastlanan bir sorundur. Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde işe ve işyerine özgü riskler konusunun yüz yüze verildiğini, o bölüm için ayrı bir katılım tutanağıyla göstermeniz gerekir.
Sınav kâğıdı: belgeye giden koşul
Temel eğitimin sonunda ölçme ve değerlendirme yapılır. 100 üzerinden en az 60 puan alan başarılı sayılır; ilk sınavda başarısız olan en fazla iki kez daha sınava girebilir, yine başaramazsa temel eğitimi yeniden alır (md. 16). Temel eğitim belgesi yalnızca eğitimi başarıyla tamamlayan çalışana verilir (md. 17/3).
Yönetmelik sınav kâğıdının ne kadar saklanacağını yazmaz. Ancak belgenin hukuki dayanağı sınav sonucudur; bu yüzden şunları öneririz:
- Kâğıt sınavda cevap kâğıdını veya puan çizelgesini belgeyle birlikte saklayın.
- Uzaktan veya karma sınavda sistemden alınan sonuç raporunu çalışanın kaydına ekleyin.
- Tekrar sınava giren çalışanın her denemesini ayrı tarihle kaydedin. Üçüncü denemede de başarısız olan çalışan için yeni bir eğitim planı açın; bu çalışan belgesiz kalmamalıdır.
Temel eğitim belgesinde bulunması gerekenler
Belge, yönetmeliğin Ek-2’sindeki örneğe uygun düzenlenir. Örneğin ön yüzünde ve arka yüzünde şu alanlar vardır:
| Ön yüz | Arka yüz |
|---|---|
| Çalışanın adı, soyadı ve unvanı | Ek-1’deki konu başlıkları: genel, sağlık, teknik konular |
| Eğitimi veren kişi, kurum veya kuruluş ve eğitimin tarihi | 4. konu: tehlikeli ve çok tehlikeli sınıf için (a), az tehlikeli sınıf için (b) seçeneği |
| Belge düzenleme tarihi ve eğitimin süresi | Her konu başlığının karşısında süre |
| Eğitimin türü: ilk defa verilen veya tekrar verilen temel eğitim | Varsa işverenin eklediği ilave konular |
| Eğitimin şekli: uzaktan veya yüz yüze, hangi başlıklarda | |
| Eğiticilerin adı, soyadı, unvanı ve imzası | |
| Çalışanın işyerinin unvanı; işveren veya vekilinin adı, soyadı ve imzası |
Formun dipnotu önemlidir: işveren, 4. konu başlığında işyerinin tehlike sınıfına uygun seçeneği işaretler ve varsa ilave konuları ekler. Eğiticilerin unvanı da belgede yer alır (md. 17/5); “eğitmen” yazıp geçmek yerine iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi gibi unvanı açıkça yazın. Kimin eğitim verebileceğini İSG eğitimini kimler verebilir yazımızda ayrıntılandırdık.
İSG eğitim sertifikası adıyla dolaşan, işyeri unvanı, eğitim türü ve konu süreleri boş bırakılmış hazır şablonlar bu alanları karşılamaz. Belgeyi Ek-2’ye göre yeniden düzenleyin.
Eğitim kayıtları saklama: özlük dosyası ve elektronik arşiv
Temel eğitim belgeleri çalışanın özlük dosyasında muhafaza edilir (md. 17/3). Bilgi yenileme, ilave eğitim gibi yönetmelik kapsamındaki diğer eğitimler de belgelendirilerek özlük dosyasında saklanır. Başka mevzuattan doğan eğitimler, örneğin hijyen veya mesleki eğitim, içeriği belirtilerek çalışan ve işveren tarafından imzalanır ve yine özlük dosyasına konur (md. 24).
Pratik bir özlük dosyası düzeni şöyle kurulabilir:
- İSG eğitim sekmesi açın ve belgeleri tarih sırasıyla dizin: işe başlama tutanağı, temel eğitim belgesi, sınav sonucu, tekrar eğitimleri.
- Katılım tutanaklarının aslını eğitim klasöründe oturum bazında saklayın, özlük dosyasına ilgili çalışanın imzasının bulunduğu sayfanın örneğini koyun.
- Ek eğitimleri ayrı başlıkla tutun: kaza veya meslek hastalığı sonrası ilave eğitim, altı aydan uzun ayrılık sonrası bilgi yenileme, iş veya ekipman değişikliği eğitimi.
- Tekrar tarihini dosyanın ön kapağına yazın ve İSG takvimi ile takip edin: çok tehlikelide her yıl, tehlikelide iki, az tehlikelide üç yılda bir.
Yönetmelik kapsamında hazırlanan belgeler 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak elektronik imzalanabilir; eğitim belgeleri elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir (md. 26). Taranmış ıslak imzalı belge ile elektronik imzalı belge aynı şey değildir. Taramayla arşivliyorsanız ıslak imzalı asılları da saklayın.
Ne kadar saklanmalı? Yönetmelik eğitim kayıtları için bir saklama süresi öngörmez. Bir iş kazası veya meslek hastalığı uyuşmazlığı çalışan ayrıldıktan yıllar sonra gündeme gelebilir ve eğitimin verildiğini kanıtlamak işverene düşer. Saklama süresini hukuk danışmanınızla birlikte yazılı bir politikaya bağlayın, ayrılan çalışanların dosyalarını bu süre boyunca imha etmeyin.
Denetimde sık görülen kayıt hataları
Bursa ve çevre illerdeki işletmelerde eğitim dosyalarını incelerken en çok şu eksiklerle karşılaşıyoruz:
- İşe başlama tutanağı yok; temel eğitim belgesi tek başına işe başlamadan önceki eğitimin kanıtı gibi sunuluyor.
- Belgede eğitimin türü ve şekli işaretlenmemiş; uzaktan verilen konular yüz yüze gösterilmiş.
- 4. konu başlığında tehlike sınıfına uymayan seçenek işaretlenmiş.
- Katılım tutanağında çalışanın imzası var, eğiticinin imzası yok.
- Belgede işveren veya vekilinin imzası eksik; yalnızca eğitimci imzalamış.
- Sınavda başarısız olan çalışana da belge düzenlenmiş.
- Uzaktan eğitim platformundan kayıt alınmamış, sözleşme bitince veriler kaybolmuş.
Eğitim vermemenin 2026 temel idari para cezası çalışan başına 8.980 TL’dir ve çalışan sayısıyla çarpılır; bu cezaya tehlike sınıfı artırımı uygulanmaz. Kaydı olmayan eğitim, denetimde verilmemiş sayılma riski taşır. Güncel tutarları İSG idari para cezaları aracında görebilirsiniz. Dosyanın bütününde hangi belgelerin bulunması gerektiğini İSG dosyası içeriği yazımızda listeledik.
SİSTEMER olarak İSG eğitimleri hizmetinde işe başlama tutanağını, katılım tutanaklarını, sınav sonuçlarını ve Ek-2’ye uygun belgeleri aynı kayıt düzeninde teslim ediyoruz; tekrar tarihlerini yıllık eğitim planına işliyoruz.
Sık Sorulan Sorular
İSG eğitim belgesinin geçerlilik süresi var mı?
Belgenin kendisi için bir süre yazılmaz; süreyi tekrar eğitimi belirler. Çok tehlikeli işyerlerinde her yıl, tehlikelide iki yılda bir, az tehlikelide üç yılda bir tekrar eğitimi verilir ve her tekrar için yeni belge düzenlenir.
Eğitim katılım listesi yerine yalnızca belge saklamak yeterli mi?
Hayır. Yönetmelik katılımın eğitim katılım tutanağıyla kayda alınmasını ister. Tutanak, belgede yazan tarih, süre ve konuların gerçekten gerçekleştiğini gösteren kayıttır.
İSG eğitim belgeleri dijital ortamda saklanabilir mi?
Evet. Belgeler elektronik imzayla imzalanabilir, elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir. Islak imzalı belgeyi yalnızca tarayıp saklıyorsanız aslını da muhafaza edin.
Sınavı geçemeyen çalışana belge verilir mi?
Hayır. Belge yalnızca eğitimi başarıyla tamamlayana verilir. Çalışanın iki tekrar sınav hakkı vardır; yine başaramazsa temel eğitimi yeniden alır.
2026 yönetmeliğine uygun işe başlama, temel ve tekrar eğitimleri; işyerinizde, sahanıza özgü örneklerle ve belgeli.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.