Kısaca
Mevzuatta “İSG dosyası” adında tek bir belge yoktur; işverenin saklamakla yükümlü olduğu sözleşme, plan, rapor ve kayıtların toplamıdır. Bu yazı bu belgeleri 10 klasörlük bir düzene yerleştirir ve her birinin dayanağını, hazırlayanını ve yenilenme sıklığını gösterir. Sağlık kayıtları gizlidir ve işyeri hekiminin sorumluluğunda ayrı tutulur; OSGB sözleşmesi bittiğinde bütün kayıt ve dosyalar işverene teslim edilir.
İSG dosyası nedir, tek bir klasör mü?
“İSG dosyası” mevzuatta tanımlanmış bir belge adı değildir; işverenin yürüttüğü iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin kayıtlarına verilen gündelik addır. Dayanağı ise açıktır. İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7’ye göre işveren, ilgili mevzuattaki süreler saklı kalmak kaydıyla, işyerinde yürütülen İSG faaliyetlerine ilişkin her türlü kaydı saklar; çalışanların kişisel sağlık dosyalarını ise işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklar.
İyi düzenlenmiş bir İSG dosyası; iş müfettişine, müşteri denetçisine veya bir kaza sonrasında inceleme yapan bilirkişiye dört soruyu cevaplar: Bu işyerinde İSG hizmetini kim veriyor? Riskler belirlenmiş mi? Önlemler uygulanıyor mu? Çalışanlar eğitimli ve işe uygun mu?
Dosya kâğıt veya elektronik olabilir. Risk değerlendirmesi dokümanı elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir (Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği md. 11/3). Onaylı defter ise sayfaları il müdürlüğü veya noter tarafından mühürlenerek onaylanan fiziksel bir defterdir ve aslı işverende durur.
İSG evrakları listesi: 10 klasörlük düzen
Aşağıdaki İSG evrakları listesi, belgeleri 10 klasörlük pratik bir düzende toplar. Bursa ve çevre illerdeki küçük bir atölyede de büyük bir fabrikada da aynı iskelet kullanılabilir; değişen, klasörlerin kalınlığıdır. Her klasörün dayanağı ve hazırlayanı ayrı gösterilmiştir:
| No | Klasör | İçindeki belgeler | Dayanak | Hazırlayan / saklayan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Görevlendirme ve sözleşmeler | İSG-KATİP sözleşmeleri (OSGB veya kadrolu uzman, hekim, DSP), taahhütnameler, fesih bildirimleri | İSG Hizmetleri Yön. md. 14 | İşveren |
| 2 | Risk değerlendirmesi | İmzalı ve paraflı doküman, ekip görevlendirme yazısı, revizyon kayıtları | Risk Değerlendirmesi Yön. md. 6, 11, 12 | Ekip hazırlar, işveren saklar |
| 3 | Acil durum | Acil durum planı, tahliye krokisi, destek elemanı görevlendirmeleri ve eğitimleri, tatbikat formları | 6331 md. 11; Acil Durumlar Yön. | Uzman rehberliğinde işveren |
| 4 | Plan ve raporlar | Yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu | İSG Hizmetleri Yön. md. 13 | Uzman ve hekim hazırlar, işveren onaylar |
| 5 | Onaylı defter | Tespit ve öneri defterinin aslı | İSG Hizmetleri Yön. md. 7 | Aslı işverende, suretleri uzman ve hekimde |
| 6 | Eğitim | İşe başlama eğitimi tutanakları, temel ve tekrar eğitimi katılım listeleri, sınav kâğıtları, belgeler | 6331 md. 17; 2026 Eğitim Yönetmeliği | Eğitimi veren hazırlar, işveren saklar |
| 7 | Sağlık gözetimi takibi | Kimin hangi tarihte muayene olduğunu ve işe uygunluk sonucunu gösteren liste | 6331 md. 15 | İşyeri hekimi; tıbbi kayıtlar ayrıca ve gizli |
| 8 | Ekipman ve ortam | Periyodik kontrol raporları, ortam ölçüm raporları, bakım kayıtları | İş Ekipmanları Yön. Ek-III; 6331 md. 10/4 | Yetkili kişi ve laboratuvar düzenler, işveren saklar |
| 9 | KKD ve talimatlar | KKD zimmet formları, makine ve iş talimatları, tebliğ kayıtları | KKD Kullanım Yön.; İş Ekipmanları Yön. md. 10 | Uzman hazırlar, işveren saklar |
| 10 | Olaylar | İş kazası ve meslek hastalığı kayıtları, inceleme raporları, SGK bildirimleri, ramak kala kayıtları | 6331 md. 14 | İşveren |
İşyerine göre eklenen klasörler:
- İSG kurulu: 50 ve daha fazla çalışanı olan ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde kurul kararları ve toplantı tutanakları (6331 md. 22). Kuruluş ve işleyiş için İSG kurulu nasıl kurulur yazımıza bakın.
- Çalışan temsilcisi: Seçim veya atama tutanağı. Temsilci sayısı 2–50 çalışanda 1’den başlar, 2.001 ve üzeri çalışanda 6’ya çıkar (6331 md. 20).
- Mesleki eğitim belgeleri: Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde mesleki eğitim gerektiren işleri yapan çalışanların belgeleri.
- Alt işveren belgeleri: Alt işverenden alınan risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık ve görevlendirme belgeleri. Liste için alt işverenden istenecek İSG belgeleri yazımıza bakın.
- Kimyasal ve patlayıcı ortam: Kimyasal envanteri, güvenlik bilgi formları ve varsa patlayıcı ortamdan korunma dokümanı.
Çalışanın özlük dosyasına giren İSG belgeleri
Bazı işyeri İSG belgeleri işyeri bazında değil çalışan bazında tutulur ve özlük dosyasında yer alır:
- İşe başlama eğitimi tutanağı; eğitimi veren, çalışan ve işveren veya vekili tarafından imzalanır.
- Temel ve tekrar eğitimi belgeleri.
- Mesleki eğitim belgesinin bir örneği; mesleki eğitim yönetmeliği belgenin özlük dosyasında saklanmasını ister.
- İşe uygunluk sonucunu gösteren rapor; muayene formunun kendisi hekimdeki kişisel sağlık dosyasında kalır.
- KKD zimmet formu.
- Varsa destek elemanı, ilkyardımcı veya çalışan temsilcisi görevlendirme yazısı ve ilkyardım sertifikasının örneği.
İSG klasör düzeni kimin sorumluluğunda?
Belgelerin çoğunu OSGB veya kadrolu uzman ve hekim hazırlar; ama saklama ve güncel tutma yükümlülüğü işverendedir (İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 7/1). Sorumluluk dağılımının mevzuattaki karşılığı şöyledir:
- Onaylı defter: Aslı işverende, suretleri uzman ve hekimde saklanır. Defterin imzalanmasından ve düzenli tutulmasından işveren sorumludur; iş müfettişi istediğinde gösterilmek zorundadır (md. 7/5). Yazım ve imza kuralları için onaylı defter yazımıza bakın.
- OSGB arşivi: OSGB’ler; onaylı defter suretlerini, yıllık çalışma planı ve değerlendirme raporu suretlerini ve eğitim kayıtlarını kendi arşivinde tutar. Sözleşme süresi sonunda, kendilerinden talep edilmese bile bütün kayıt ve dosyaları işverene teslim eder (md. 13/2).
- İşyerinde dosya sorumlusu: İnsan kaynakları veya idari işlerden bir kişiyi dosya sorumlusu olarak belirleyin. Bu kişi OSGB ziyaretlerinde yeni belgeleri teslim alır, klasöre yerleştirir ve süresi yaklaşan kalemleri takip eder.
Hizmetin dışarıdan alınması sorumluluk dağılımını değiştirmez; konunun ayrıntısı için OSGB ile işveren sorumluluğu yazımıza bakın.
İSG dosyası güncel tutma takvimi
Bir İSG dosyasının değeri güncelliğindedir. Başlıca yenileme aralıkları:
| Belge | Yenileme veya güncelleme |
|---|---|
| Risk değerlendirmesi | Çok tehlikelide 2, tehlikelide 4, az tehlikelide 6 yılda bir; değişiklik, kaza ve ramak kala sonrasında |
| Acil durum planı | 2 / 4 / 6 yılda bir ve ilgili değişikliklerde |
| Tatbikat | En geç yılda bir |
| Temel eğitimin tekrarı | Çok tehlikelide her yıl, tehlikelide 2, az tehlikelide 3 yılda bir; en az 8 saat |
| Periyodik muayene | Çok tehlikelide her yıl, tehlikelide en geç 3, az tehlikelide en geç 5 yılda bir |
| İlkyardım sertifikası | 3 yıl; güncelleme eğitimi süre bitmeden önceki 3 ay içinde |
| İş ekipmanı periyodik kontrolleri | Çoğu ekipmanda en fazla 1 yıl; yapı iskelesinde 6 ay |
| Yıllık çalışma planı ve değerlendirme raporu | Her yıl |
Bu tarihleri tek tek hatırlamak yerine İSG takvimi aracına işleyebilirsiniz. Yıllık planın kalemlere nasıl dağıtılacağını yıllık çalışma planı nasıl hazırlanır yazımız anlatır.
Denetimde sık görülen eksikler
- Paraf ve imza eksikliği: Risk değerlendirmesinin sayfaları paraflanmamış, son sayfası imzalanmamış.
- Takip edilmeyen tespitler: Onaylı defterdeki tespitler imzalanmış ama uygulandığına dair kayıt yok.
- Tutanaksız işe başlama eğitimi: Temel eğitim belgesi var, işe başlama eğitimi tutanağı yok.
- Düzeltmesiz kontrol raporu: Periyodik kontrol raporunda “uygun değil” sonucu var, düzeltme kaydı yok.
- İmha edilen sağlık dosyaları: Ayrılan çalışanların kişisel sağlık dosyaları 15 yıl dolmadan atılmış.
- İşyerinde olmayan belgeler: Belgeler yalnızca OSGB’de duruyor, işyerinde bir kopyası yok.
- Unutulan alt işverenler: Tesiste sürekli çalışan temizlik, yemek veya bakım firmasının belgeleri hiç istenmemiş.
Müfettişin denetim gününde hangi belgelere baktığını iş müfettişi denetimine hazırlık yazımızda anlattık. İş güvenliği uzmanlığı hizmetimizde ilk ziyarette mevcut belgelerin dökümünü çıkarır, eksik listesini ve klasör düzenini işletmenizle birlikte kurarız.
Sık Sorulan Sorular
İSG dosyası işyerinde mi bulunmalı?
Evet. Kayıtları saklama yükümlülüğü işverene aittir ve onaylı defter gibi belgeler müfettiş istediğinde gösterilmek zorundadır. OSGB kendi arşivinde suret tutar, ama işyerindeki dosyanın yerini almaz.
Sağlık raporları İSG dosyasına konur mu?
Muayene formları ve tetkik sonuçları gizlidir ve işyeri hekiminin sorumluluğundaki kişisel sağlık dosyalarında saklanır. İSG dosyasında yalnızca muayene tarihlerini ve işe uygunluk sonucunu gösteren bir takip listesi bulunmalıdır.
OSGB değişince eski belgeler ne olur?
İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 13/2’ye göre OSGB, sözleşme süresi sonunda talep edilmese bile bütün kayıt ve dosyaları işverene teslim eder. Teslimi bir tutanakla alın ve yeni OSGB’ye ilk ziyarette bu dosyayı verin.
İSG belgeleri elektronik ortamda tutulabilir mi?
Kısmen. Risk değerlendirmesi elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir; bakım defteri için de güvenli elektronik imzalı kayıtlar kabul edilir. Onaylı defter ise sayfaları mühürlenerek onaylanan fiziksel bir defterdir; imza gerektiren belgelerin imzalı halini mutlaka saklayın.
Tehlike sınıfınıza uygun belgeli uzmanla saha denetimi, onaylı defter, eğitim planı, yıllık plan ve rapor takibi.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.