İSG Takibinde Takvim ve Dijital Araçlar

İSG tarih takibi neden kaçar?

Bir denetimde eksik çıkan belgelerin çoğu aslında hiç yapılmamış işler değil, zamanında yenilenmemiş işlerdir: süresi geçmiş bir tekrar eğitimi, bir yıl önce yapılması gereken forklift kontrolü, geçerliliği bitmiş ilkyardımcı belgesi. Bunun birkaç ortak nedeni vardır:

• Tarihler dağınık durur. Eğitim kayıtları insan kaynaklarında, muayene sonuçları işyeri hekiminde, ekipman raporları bakım biriminde, tatbikat formu iş güvenliği uzmanında tutulur.
• Kişi bazlı tarihler kayar. Her yeni çalışanın işe giriş tarihi, kendi eğitim ve muayene takvimini başlatır. Toplu eğitim günü herkesi aynı takvime sokmaz.
• Olaya bağlı süreler unutulur. İş kazası, uzun süreli ayrılık, yeni makine veya taşınma gibi olaylar, takvimde yazmayan yeni son tarihler doğurur.
• Sorumlu belli değildir. “Herkesin bildiği” tarih, kimsenin takip etmediği tarihtir.

Bu yazı, hangi tarihlerin izleneceğini, bunun basit bir tabloyla nasıl kurulacağını ve bir İSG takip programı seçerken nelere bakılacağını anlatır.

Hangi tarihler takip edilir?

Aşağıdaki tablo, Bursa ve çevre illerdeki üretim işletmelerinde en sık izlenen tarihleri ve sürelerini özetler. Süreler üst sınırdır; standart, imalatçı talimatı veya işyeri hekimi daha kısa süre öngörebilir.

Bunlara olaya bağlı süreler eklenir:

• Temel eğitim, işe başladıktan sonra en geç 3 ay içinde tamamlanır; işe başlama eğitimi ise çalışmaya başlamadan önce verilir.
• Çocuk, genç ve gebe çalışanlarda periyodik muayene en geç 6 ayda bir yapılır.
• Altı aydan uzun süre işten uzak kalan çalışana, işe dönmeden önce bilgi yenileme eğitimi verilir.
• İş kazası kazadan sonraki 3 iş günü içinde SGK’ya bildirilir; kazadan sonra çalışana ilave eğitim verilir.
• İSG-KATİP’teki sözleşme ve görevlendirme, iki tarafça en geç 5 gün içinde onaylanır.
• İSG kurulu bulunan işyerlerinde kurul ayda en az bir kez toplanır; tehlikeli sınıfta kurul bunu iki ayda bire indirebilir.

Yeni eğitim yönetmeliğinin ayrıntıları için Yeni İSG Eğitim Yönetmeliği 2026 metnine ve yeni yönetmelik özetimize bakabilirsiniz.

Basit tabloyla başlamak: İSG Excel takip düzeni

Elli kişiye kadar olan bir işletmede iyi kurulmuş bir hesap tablosu çoğu zaman yeterlidir. İşe yarayan bir İSG Excel takip dosyası şu kurallara uyar:

1. Her satır tek bir “kişi + iş” veya “ekipman + iş” ikilisidir. Ahmet Yılmaz’ın tekrar eğitimi bir satır, aynı kişinin periyodik muayenesi ayrı bir satırdır. Bir kişinin bütün tarihlerini tek satıra sığdırmak, filtrelemeyi imkânsız kılar.
2. Sütunlar sabittir: Ad veya ekipman kodu, bölüm, iş türü, son yapılış tarihi, periyot (ay), sonraki tarih, kalan gün, durum, sorumlu, belge yeri.
3. Sonraki tarih formülle hesaplanır. Türkçe Excel’de =SERİAY(D2;E2) formülü, D2’deki son tarihe E2’deki ay sayısını ekler. Kalan gün için =F2-BUGÜN() kullanılır.
4. Durum otomatik yazılır. =EĞER(G2<0;"GECİKTİ";EĞER(G2<=30;"YAKLAŞIYOR";"TAMAM")) gibi bir formül ve koşullu biçimlendirmeyle gecikenler kırmızı, yaklaşanlar sarı görünür.
5. Periyot elle yazılmaz, listeden seçilir. Ayrı bir sayfada “iş türü – tehlike sınıfı – ay” tablosu tutulur ve periyot oradan çekilir. Böylece tehlike sınıfı değiştiğinde tek yerden güncellenir.
6. Belge yeri yazılır. Tarih kadar önemli olan, denetimde o belgenin nerede bulunacağıdır: klasör adı veya dosya yolu.

Tablonun zayıf yanı, kendiliğinden hatırlatmamasıdır. Bu yüzden haftalık bir kontrol alışkanlığı şarttır: Her pazartesi “durum” sütunu filtrelenir ve sarı satırlar sorumlularına iletilir.

Eğitim yenileme takibi: kişi bazlı tarihler

Eğitim yenileme takibinde en sık hata, eğitimi “şirketin eğitim günü” olarak düşünmektir. Oysa her çalışanın takvimi kendi işe giriş tarihiyle başlar. İyi bir düzen şöyle kurulur:

• İşe giriş günü üç tarih açılır: İşe başlama eğitimi (aynı gün, işe başlamadan önce), temel eğitimin son tarihi (en geç 3 ay) ve ilk periyodik muayene tarihi.
• Temel eğitim tamamlanınca tekrar tarihi hesaplanır: Çok tehlikeli sınıfta bir yıl, tehlikelide iki yıl, az tehlikelide üç yıl sonrası.
• Ayrılık ve dönüş kaydedilir: Uzun raporlu veya ücretsiz izinli çalışanın dönüş tarihi girildiğinde, ayrılık altı ayı geçiyorsa bilgi yenileme eğitimi satırı açılır.
• İlkyardımcı belgesi bitiş tarihinden üç ay önce işaretlenir. Güncelleme eğitimi, belgenin geçerliliği bitmeden önceki üç ay içinde alınmalıdır.

Eğitimlerin belgelendirilmesi ve kayıt düzeni için İSG eğitim belgesi ve kayıtları yazımızı okuyabilirsiniz.

Periyodik kontrol hatırlatma: ekipman listesiyle çalışmak

Ekipman tarafında takip, kişi tarafından daha kolaydır ama bir ön koşulu vardır: güncel bir ekipman envanteri. Forklift, transpalet, kren, kompresör tankı, pres, yangın söndürücü ve elektrik tesisatı tek listede, her biri bir kodla yer almalıdır. Yeni alınan veya kiralanan ekipman listeye girmeden kullanılmamalıdır.

Periyodik kontrol hatırlatmasında dikkat edilecek noktalar:

• Sonraki tarih, son kontrol raporunun tarihinden hesaplanır; azami süre aşılamaz.
• Raporda “uygun değil” veya “şartlı uygun” sonucu olan ekipman için, eksiklik giderilince yapılacak kontrol ayrı satır olarak açılır.
• Yangın söndürücüler yılda bir yerinde kontrol edilir; dördüncü yılın sonunda hidrostatik test ve söndürücü madde yenileme takvime ayrıca yazılır.
• Kontrolü yapacak kişi veya kuruluşla sözleşme, kontrolden önce İSG-KATİP üzerinden yapılır; bu yüzden hatırlatma, kontrol tarihinden yeterince önce gelmelidir.

Süreler ve ekipman grupları için periyodik kontrol süreleri, rapordaki sonuçların anlamı için periyodik kontrol raporu nasıl okunur yazılarımıza bakın.

İSG takip programı seçerken nelere bakmalı?

Çalışan sayısı arttıkça, birden fazla şube veya vardiya olduğunda tablo yetersiz kalır. Bir İSG takip programı veya yazılımı değerlendirirken şu soruları sorun:

1. Kişi ve ekipman ayrı ayrı izlenebiliyor mu? Program yalnız eğitim takip ediyorsa ekipman için yine ayrı tablo gerekir.
2. Süreler tehlike sınıfına göre otomatik hesaplanıyor mu? Sınıf değiştiğinde bütün tarihler yeniden hesaplanabilmelidir.
3. Hatırlatma kime gidiyor? E-posta veya bildirim, iş güvenliği uzmanına değil, işi yapacak birimin sorumlusuna da gitmelidir.
4. Belge eklenebiliyor mu? Eğitim katılım formu, kontrol raporu veya tatbikat formu tarihin yanında durmalıdır.
5. Sağlık verisi ayrılıyor mu? Hekimin kayıtlarına yalnız yetkili kişiler erişmelidir.
6. Veri dışa aktarılabiliyor mu? Program değiştiğinde veya OSGB değiştiğinde kayıtlar kaybolmamalıdır.

İSG-KATİP’i bir hatırlatma aracı gibi düşünmeyin. Sistem, görevlendirme ve sözleşme süreçlerini yürütmek için kurulmuştur; işyerinizdeki eğitim, muayene ve ekipman kontrol tarihlerinin takibi yine işverenin ve görevlendirdiği kişilerin sorumluluğundadır.

Hatırlatma düzeni: 90-30-7 gün kuralı

Araç ne olursa olsun, hatırlatma düzeni aynı mantıkla kurulur:

• 90 gün önce: Planlama. Eğitim için grup oluşturulur, kontrol firmasıyla tarih konuşulur, ilkyardım güncelleme kursu araştırılır.
• 30 gün önce: Kesinleştirme. Tarih, yer ve katılımcılar belirlenir; vardiya planına işlenir.
• 7 gün önce: Son kontrol. Katılımcılara hatırlatılır, eksik belge tamamlanır.
• Ay sonu: Gözden geçirme. Geciken her satır için neden ve yeni tarih yazılır.

Bu takvim, yıllık çalışma planıyla birleştirildiğinde anlam kazanır. Yıl başında planlanan eğitim, tatbikat ve kontroller, takip listesindeki tarihlerden beslenir. Planın hazırlanışı için yıllık çalışma planı yazımıza bakın. Tarihleri hızla hesaplamak için ücretsiz İSG yenileme takvimi aracımızı kullanabilirsiniz; araç, girdiğiniz son tarihlerden yenileme tarihlerini hesaplar ve takviminize ekleyebileceğiniz bir dosya oluşturur. Takibin işyerinizde düzenli yürütülmesini iş güvenliği uzmanlığı hizmetimiz kapsamında üstleniyoruz.

Sık Sorulan Sorular

İSG takip programı kullanmak zorunlu mu?

Hayır. Mevzuat bir yazılım şartı koymaz; zorunlu olan, yükümlülüklerin süresinde yerine getirilmesi ve kayıtların tutulmasıdır. Küçük işletmede düzenli tutulan bir tablo yeterli olabilir.

Eğitim yenileme tarihi neye göre hesaplanır?

Tekrar eğitiminin aralığı tehlike sınıfına göre belirlenir: çok tehlikelide her yıl, tehlikelide iki yılda bir, az tehlikelide üç yılda bir. Her çalışan için son eğitim tarihi esas alınır.

Excel’de son tarihi otomatik nasıl hesaplarım?

Türkçe Excel’de =SERİAY(son_tarih;ay_sayısı) formülü bir tarihe belirli sayıda ay ekler. Kalan günü =sonraki_tarih-BUGÜN() ile bulup koşullu biçimlendirmeyle renklendirebilirsiniz.

İSG-KATİP’e güvenip ayrı takip yapmasak olur mu?

Olmaz. İSG-KATİP görevlendirme ve sözleşme süreçlerini yürütür; işyerindeki eğitim, muayene ve ekipman kontrol tarihlerinin izlenmesi işverenin sorumluluğundadır. Bu tarihler için ayrı bir takvim veya program tutun.