İSG’de Zorunlu Görevlendirmeler ve Yazıları

İSG görevlendirme yazısı neden gerekir?

İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı birçok görevi “işveren görevlendirir” diye tanımlar. Görevlendirmenin yapıldığını gösteren tek kanıt da yazıdır. Denetimde “acil durum ekipleriniz kim?” sorusunun cevabı bir isim listesiyle değil, tarihli ve imzalı bir İSG görevlendirme yazısı ile verilir.

İyi bir görevlendirme yazısının üç işlevi vardır: görevin kime ve hangi dayanakla verildiğini gösterir, görevlendirilen kişinin görevi bildiğini imzasıyla teyit eder ve görevin gerektirdiği eğitimin takibini kolaylaştırır. Görevlendirme yazıları, İSG dosyası içeriği yazımızda anlattığımız dosyanın ayrılmaz parçasıdır.

Zorunlu görevlendirmeler ve sayı kuralları

Aşağıdaki tablo, işyerlerinin büyük çoğunluğunda yazılı yapılması gereken görevlendirmeleri ve sayı kurallarını özetler:

Destek elemanı sayısında sınır değerler dahildir: tehlikeli sınıfta 40 çalışana kadar her ekip için 1, 41–80 çalışan için 2, 81–120 çalışan için 3 kişi gerekir. İlkyardımcı hesabında küsurat yukarı yuvarlanır. Kendi sayılarınızı İSG yükümlülük hesaplama aracıyla görebilirsiniz.

Destek elemanı görevlendirme yazısı

İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik md. 11, söndürme, kurtarma, koruma ve ilk yardım ekiplerini ve destek elemanı sayılarını belirler. Aynı madde, görevlendirmede dikkate alınacak ayrıntıları da sayar:

• Her ekipte bir ekip başı bulunur (md. 11/6).
• Ekipler arası koordinasyon için koruma ekibinden sorumlu kişi veya kişiler görevlendirilir (md. 11/7).
• Destek elemanları ve yedekleri belirlenirken vardiya düzeni dikkate alınır (md. 11/8).
• Destek elemanlarının adı, soyadı, unvanı, sorumluluk alanı ve iletişim bilgilerini içeren liste, çalışanların göz hizasında görünür biçimde asılır (md. 11/9).
• Ayrılma veya yer değişikliğinde yerine yeniden görevlendirme yapılır (md. 11/10).

Bina, 50 kişiden fazla insanın bulunduğu konut dışı bir yapıysa Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik md. 126 de devreye girer: söndürme ve kurtarma ekipleri en az üçer, koruma ve ilk yardım ekipleri en az ikişer kişiden oluşur. İki yönetmeliğin sayılarından yüksek olanı esas alın. Aynı yönetmeliğin 125. maddesi, binanın katı veya bölümü için görevliler arasından yangın güvenliği sorumlusu seçilmesini de öngörür; bu görevlendirmeyi de aynı yazıya ekleyebilirsiniz.

Destek elemanlarının alacağı eğitim için destek elemanı eğitimi, gece vardiyasında ekiplerin nasıl kurulacağı için gece vardiyası acil durum ekipleri yazılarımıza bakabilirsiniz.

İlkyardımcı görevlendirme ve çalışan temsilcisi atama yazısı

İlkyardımcı görevlendirme yazısında belgenin numarası ve geçerlilik tarihi mutlaka yer almalıdır. İlkyardımcı belgesi 3 yıl geçerlidir ve güncelleme eğitimi, geçerlilik bitmeden önceki 3 ay içinde alınır. Belgesi biten kişi ilkyardımcı sayılmaz; yazıyı yenilemeden önce belgenin güncellendiğini kontrol edin. Belge alma süreci için ilkyardım sertifikası nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.

Çalışan temsilcisi ise diğer görevlerden farklı olarak önce seçimle belirlenir. 6331 sayılı Kanun md. 20, işverenin temsilcileri işyerinin farklı bölümlerindeki riskleri ve çalışan sayılarını gözeterek dengeli dağılımla görevlendirmesini ister. Seçimle belirlenemezse atama yapılır; birden fazla temsilci varsa baş temsilci temsilciler arasında seçimle belirlenir. İşyerinde yetkili sendika varsa sendika temsilcileri çalışan temsilcisi olarak da görev yapar. Bu nedenle çalışan temsilcisi atama yazısı, seçim tutanağına dayanmalı ve tutanakla birlikte saklanmalıdır. Seçim düzeni için çalışan temsilcisi seçimi yazımıza bakabilirsiniz.

Risk ekibi görevlendirme ve İSG kurulu

Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği md. 6, risk değerlendirmesinin işverenin oluşturduğu bir ekip tarafından yapılacağını söyler. Ekip; işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimleri, çalışan temsilcileri, destek elemanları ve bütün birimleri temsil edecek şekilde belirlenen bilgili çalışanlardan oluşur. Çalışmaların koordinasyonu işveren veya ekip içinden görevlendirilen bir kişi tarafından yürütülebilir.

Risk ekibi görevlendirme yazısında en sık eksik, “bütün birimleri temsil eden çalışanlar”dır. Üretim, bakım, depo, sevkiyat ve idari birimlerin her birinden en az bir kişinin adı yazıda yer almalıdır. Risk değerlendirmesi dokümanında da gerçekleştiren kişilerin adları ve unvanları bulunur ve sayfalar bu kişilerce paraflanır (md. 11). Süreç için risk değerlendirmesi nasıl yapılır yazımıza bakabilirsiniz.

İSG kurulu, 50 ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde kurulur. İSG Kurulları Hakkında Yönetmelik md. 6’ya göre kurul; işveren veya vekili (başkan), iş güvenliği uzmanı (sekreter), işyeri hekimi, insan kaynakları veya idari işlerden bir kişi, varsa sivil savunma uzmanı, varsa formen, ustabaşı veya usta ve çalışan temsilcisinden (birden çoksa baş temsilci) oluşur. Uzman, hekim, insan kaynakları üyesi ve sivil savunma uzmanı işverence atanır; formen veya usta üye seçimle belirlenir ve seçimle belirlenemezse işveren atar. Kurulun kurulma adımları için İSG kurulu nasıl kurulur yazımıza bakabilirsiniz.

Görevlendirme yazısında bulunması gerekenler

Mevzuat görevlendirme yazısı için bir şablon vermez. Denetimde ve uygulamada işe yarayan bir yazı şu bilgileri içerir:

1. İşyeri unvanı, adresi ve SGK işyeri sicil numarası.
2. Görevin adı ve dayanağı (ör. “Acil Durumlar Yönetmeliği md. 11 kapsamında söndürme ekibi ekip başı”).
3. Görevlendirilen kişinin adı soyadı, bölümü, unvanı ve vardiyası.
4. Görevin kapsamı ve sorumluluk alanı (kat, bölüm, vardiya).
5. Görevin gerektirdiği eğitim veya belge ile tarihleri.
6. Görevin başlangıç tarihi; varsa yedek kişinin adı.
7. İşverenin veya işveren vekilinin imzası.
8. Görevlendirilen kişinin “okudum, görevi kabul ettim” ibaresi, tarihi ve imzası.

Sık yapılan hatalar

• Görevlendirilen kişinin haberi olmaması: Yazı dosyada durur ama kişi görevini bilmez. Tatbikatta ilk ortaya çıkan eksik budur.
• Vardiyasız liste: Bütün destek elemanlarının gündüz vardiyasında olması; gece vardiyasında ekip kalmaması.
• Süresi geçmiş belge: İlkyardımcı belgesinin süresi dolmuş kişinin listede kalması.
• Ayrılan personel: İşten ayrılan kişinin adının aylarca listede durması.
• Temsilcinin seçimsiz atanması: Seçim yapılmadan doğrudan atama yapılması.
• İki yönetmeliğin çakışması: Binanın yangın yönetmeliğine göre gereken asgari ekip sayısının gözden kaçırılması.

Görevlendirmeler acil durum planının ve tatbikatın temelidir; planın genel yapısını acil durum planı nasıl hazırlanır yazımızda anlattık. SİSTEMER, iş güvenliği uzmanlığı hizmetinde görevlendirme listesini işyerinin vardiya düzenine göre hazırlar, eğitim ve belge sürelerini takip eder.

Sık Sorulan Sorular

Destek elemanı görevlendirme yazısı zorunlu mu?

Yönetmelik destek elemanlarının görevlendirilmesini ve listelerinin işyerinde asılmasını ister; yazının şeklini belirlemez. Görevlendirmenin yapıldığını ve kişinin görevi bildiğini gösteren tarihli, imzalı bir yazı, denetimde bu yükümlülüğün kanıtıdır.

85 çalışanlı tehlikeli bir işyerinde kaç destek elemanı ve ilkyardımcı gerekir?

Söndürme, kurtarma ve koruma ekiplerinin her biri için 3 kişi (81–120 çalışan aralığı) ve 85 ÷ 15 işlemi yukarı yuvarlanarak 6 ilkyardımcı gerekir. Çalışan temsilcisi sayısı 51–100 aralığında 2’dir. Vardiyalı çalışmada her vardiyada yeterli kişi bulunmalıdır.

Çalışan temsilcisini işveren doğrudan atayabilir mi?

Temsilci önce çalışanlar arasında yapılan seçimle belirlenir; seçimle belirlenemediği durumda atama yapılır. İşyerinde yetkili sendika varsa sendika temsilcileri çalışan temsilcisi olarak da görev yapar.

Görevlendirme yazıları ne zaman yenilenir?

Mevzuatta sabit bir süre yoktur. Görevli kişi ayrıldığında, bölümü veya vardiyası değiştiğinde, belgesinin süresi dolduğunda ya da çalışan sayısı yeni bir eşiği geçtiğinde yazı yenilenir.