Kısaca
6331 sayılı Kanun, çalışanlara iş sağlığı ve güvenliği konusunda teklif getirme hakkı tanınmasını ister; öneri sistemi bu hakkın işyerindeki karşılığıdır. İyi bir sistem öneriyi kolay toplar, belirli bir komitede ölçülebilir kriterlerle değerlendirir, öneri sahibine süresinde cevap verir ve uygulanan önerileri görünür kılar. Cevapsız kalan öneri kutusu, hiç olmamasından daha fazla güven kaybettirir.
İSG öneri sistemi neden ayrı bir süreç olmalı?
Pres hattındaki bir operatör, kalıp değişiminde neden her seferinde uzun bir levyeye uzandığını herkesten iyi bilir. Forklift şoförü, hangi köşede yayaların aniden çıktığını vardiyanın ilk haftasında öğrenir. İSG öneri sistemi, bu saha bilgisini kayda geçiren ve karara dönüştüren yapıdır.
Bu bir tercih değil, yasal bir yükümlülüğün uygulamasıdır. 6331 sayılı Kanun md. 18/1-a’ya göre işveren, çalışanlara veya temsilcilerine iş sağlığı ve güvenliği konularında görüş sorulması, teklif getirme hakkı tanınması ve görüşmelere katılımları için imkân sağlar. Md. 20/3 ise çalışan temsilcisine, tehlike kaynağının yok edilmesi veya riskin azaltılması için işverene öneride bulunma ve tedbir isteme hakkı tanır.
Öneri sistemi ile ramak kala bildirim sistemi birbirine karıştırılmamalıdır. Ramak kala, yaşanmış bir olayı bildirir; öneri ise henüz bir olay yaşanmadan bir iyileştirme fikri getirir. İkisi aynı formda toplanabilir, ama değerlendirme ve geri bildirim akışları ayrı izlenmelidir.
Öneri nasıl toplanır: kutudan dijital forma
Klasik iş güvenliği öneri kutusu hâlâ işe yarar, ama tek kanal olarak yetersiz kalır. Farklı kanalların güçlü ve zayıf yanları şöyledir:
| Kanal | Güçlü yanı | Zayıf yanı | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|---|
| Kilitli öneri kutusu | Anonimlik, dijital beceri gerektirmez | Kutu düzenli açılmazsa öneriler bekler | Her işyerinde temel kanal |
| QR kodlu dijital form | Fotoğraf eklenebilir, otomatik kayıt ve numara | Telefon kullanımının yasak olduğu alanlarda sınırlı | Ofis, depo, mola alanları |
| Kaizen İSG kartı | Önce ve sonra durumu yazılı ve görsel anlatır | Doldurmak zaman alır | Üretim hücreleri, sürekli iyileştirme ekipleri |
| İş başı konuşması | Anında tartışma, ekip katılımı | Söz kayda geçmezse kaybolur | Vardiya başları |
| Çalışan temsilcisi aracılığıyla | Çekingen çalışanların sesi | Temsilcinin iş yüküne bağlı | Büyük ve vardiyalı işyerleri |
Hangi kanal seçilirse seçilsin, her öneri tek bir listeye düşmeli ve bir numara almalıdır. Öneri kutusu en az haftada bir, belirlenmiş bir kişi tarafından açılmalı ve içerik aynı listeye işlenmelidir. İş başı konuşması sırasında gelen sözlü öneriler de konuşmayı yöneten şef tarafından yazıya geçirilmelidir.
Kaizen İSG kartında neler olmalı?
Kaizen İSG yaklaşımı, küçük ve sürekli iyileştirmeleri hedefler. Öneri formunun sade ama yeterli olması önemlidir. İyi bir form şu alanları içerir:
- Yer ve iş: Hangi bölüm, hangi makine veya görev?
- Mevcut durum: Sorun ne? Mümkünse fotoğraf.
- Öneri: Ne değişmeli? Taslak çizim kabul edilir.
- Beklenen etki: Hangi tehlike azalır, kim etkilenir?
- Öneri sahibi: Adı yazmak isteğe bağlıdır; ancak isim verilmezse geri bildirimin pano üzerinden yapılacağı formda belirtilir.
- Kayıt bilgisi: Numara, alındığı tarih, değerlendirme tarihi ve sonucu. Bu bölümü öneri sahibi değil sistem sorumlusu doldurur.
Formda “maliyet tahmini” gibi çalışanın bilemeyeceği alanlar zorunlu tutulmamalıdır. Bu tür alanlar öneri sayısını düşürür.
Çalışan önerisi değerlendirme: komite ve kriterler
Çalışan önerisi değerlendirme işi tek bir kişinin masasında kalırsa öneriler ya birikir ya da keyfi biçimde reddedilir. Küçük bir değerlendirme ekibi kurun: iş güvenliği uzmanı, ilgili bölüm şefi, bakım veya teknik birimden bir kişi ve çalışan temsilcisi. 50 ve daha fazla çalışanı olan işyerlerinde bu ekip, İSG kurulunun bir alt çalışması gibi işleyebilir. İSG Kurulları Hakkında Yönetmelik md. 8/1-c, kurula işyerindeki tehlikeleri ve önlemleri değerlendirme, tedbirleri belirleme ve işverene bildirme görevi verir. Kurulun kuruluşu için İSG kurulu nasıl kurulur yazımıza bakabilirsiniz.
Değerlendirmede aynı kriterleri her öneriye uygulayın. Örnek bir puanlama:
| Kriter | 1 puan | 3 puan | 5 puan |
|---|---|---|---|
| Risk azaltma düzeyi | Yalnız uyarı veya talimat | Mühendislik önlemi | Tehlikeyi ortadan kaldırır |
| Etkilenen çalışan sayısı | Tek kişi | Bir bölüm | Birden çok bölüm |
| Uygulanabilirlik | Yatırım ve uzun süre gerekir | Planlı bakımda yapılabilir | Hemen yapılabilir |
Risk azaltma düzeyi kriteri, kontrol hiyerarşisi mantığına dayanır. Puanın sonucu dört karardan birine bağlanır: hemen uygula, planla (sorumlu ve termin ile), gerekçeli ret veya kurula ya da yönetime taşı. Gerekçesiz ret kabul edilmemelidir.
Öneri geri bildirimi: süreler ve iletişim
Öneri sistemlerinin çoğu toplama aşamasında değil, öneri geri bildirimi aşamasında çöker. Mevzuat bir cevap süresi belirlemez; süreleri işletme kendi prosedüründe belirler ve ilan eder. Uygulanabilir bir örnek düzen şöyledir:
- Alındı bilgisi: En geç 2 iş günü içinde, öneri numarasıyla.
- Karar: En geç 10 iş günü içinde, dört karardan biriyle.
- Uygulama bilgisi: “Planla” kararı verilen önerilerde termin ve sorumlu, öneri sahibine yazılı veya pano üzerinden bildirilir; termin kayarsa yeni tarih de bildirilir.
- Kapanış: Uygulama tamamlandığında önce ve sonra fotoğrafıyla kapatılır.
Reddedilen öneride gerekçe sade dille yazılmalıdır: “Önerdiğiniz sabit koruyucu kalıp değişimini engelliyor; bunun yerine kilitlemeli kapak değerlendiriliyor.” Bu tür bir cevap, reddi bile katılımı artıran bir mesaja dönüştürür. Planlanan önlemlerin terminini izlemek için düzeltici ve önleyici faaliyet takibi yazımızdaki tablo yapısını kullanabilirsiniz.
Uygulanan önerileri görünür kılmak
Çalışan, önerisinin gerçekten uygulandığını görmezse ikinci öneriyi getirmez. Görünürlük için:
- Bölüm panolarında “bu ay uygulanan öneriler” köşesi, önce ve sonra fotoğraflarıyla,
- İş başı konuşmalarında öneri sahibinin adının, izin vermişse, anılması,
- İSG kurulu toplantı tutanağında uygulanan ve bekleyen önerilerin ayrı bir gündem maddesi olarak yer alması. Tutanak düzeni için İSG kurulu toplantı tutanağı yazımıza bakın.
Ödül uygulanacaksa öneri sayısına değil uygulanan önerinin etkisine bağlanmalıdır. “Kazasız gün” sayısına bağlı ödüller ise olay bildirmeyi caydırabileceği için öneri sistemiyle birleştirilmemelidir.
Sistemin sağlığını üç basit göstergeyle izleyin: çalışan başına yıllık öneri sayısı, ortalama karar süresi ve uygulanan önerilerin oranı. Bu göstergeleri İSG performans göstergeleri setinize ekleyebilirsiniz. Bursa ve çevre illerdeki otomotiv tedarikçilerinde müşteri denetimleri çalışan katılımının kanıtını sıkça sorar; öneri kayıtları bu kanıtın en somut biçimidir. Hazırlık için tedarikçi İSG denetimi yazımıza ve otomotiv yan sanayi sayfamıza bakabilirsiniz.
Sistemi zayıflatan beş sık hata
Öneri sistemi kurulduktan birkaç ay sonra öneri sayısı düşüyorsa nedeni genellikle aşağıdakilerden biridir:
- Kutunun aylarca açılmaması: Öneri kutusunun anahtarı kimdeyse o kişi izne çıktığında süreç durur. Anahtarı ve açma gününü iki kişiye tanımlayın.
- Önerinin kişiye yönelik şikâyete dönüşmesi: “Vardiya amiri koruyucuyu söktürüyor” gibi bir yazı, öneri değil uygunsuzluk bildirimidir. Bu tür bildirimler ayrı ve gizli bir akışla, iş güvenliği uzmanı ve yönetim tarafından incelenmelidir.
- Her öneriyi yatırım talebi gibi görmek: Önerilerin büyük bölümü bir işaretleme, bir aparat veya bir talimat değişikliğidir. Bunlar bütçe döngüsünü beklememelidir; “hemen uygula” kararı için şefe sınırlı bir yetki tanımlayın.
- Uygulamayı öneri sahibine bırakmak: “Fikir senin, sen yap” yaklaşımı, öneriyi cezaya dönüştürür. Uygulama sorumlusu komitede belirlenir.
- Risk değerlendirmesine işlememek: Uygulanan önlem, ilgili tehlikenin risk puanını değiştirir. Bu değişiklik risk değerlendirmesine yazılmazsa bir sonraki revizyonda önlem görünmez kalır.
SİSTEMER olarak iş güvenliği uzmanlığı hizmetimizde öneri formunu işletmeyle birlikte tasarlıyor, değerlendirme toplantılarına katılıyor ve uygulanan önerileri risk değerlendirmesine işliyoruz. Kurul ve değerlendirme toplantılarının tarihlerini İSG takvimi aracıyla planlayabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
İSG öneri sistemi kurmak zorunlu mu?
Kanun “öneri sistemi” adını kullanmaz; ancak 6331 sayılı Kanun md. 18, çalışanlara İSG konularında teklif getirme hakkı tanınmasını işverene yükümlülük olarak verir. Bu hakkın kullanılabileceği, kayıt altına alınmış bir yol kurmak bu yükümlülüğün en somut karşılığıdır.
Öneri kutusu anonim olmalı mı?
Anonim seçenek bulunmalıdır; çünkü bazı çalışanlar yalnız bu şekilde öneri verir. İsim yazan çalışana bireysel, isim yazmayanlara pano üzerinden geri bildirim verilir.
Öneriye ne kadar sürede cevap verilmeli?
Mevzuatta bir süre yoktur. Uygulamada alındı bilgisinin birkaç iş günü, kararın ise iki hafta içinde verilmesi ve bu sürelerin prosedürde ilan edilmesi güven sağlar.
Öneri sistemini kim yönetmeli?
Sistemin sahibi işverendir. Günlük işleyişi iş güvenliği uzmanı veya işletmenin belirlediği bir sorumlu yürütür; değerlendirme ise uzman, bölüm şefi, teknik birim ve çalışan temsilcisinden oluşan küçük bir ekipte yapılır.
Kaizen ile İSG önerisi aynı formda toplanabilir mi?
Toplanabilir. Ancak İSG etkisi olan öneriler formda işaretlenmeli ve değerlendirmesine iş güvenliği uzmanı mutlaka katılmalıdır.
Tehlike sınıfınıza uygun belgeli uzmanla saha denetimi, onaylı defter, eğitim planı, yıllık plan ve rapor takibi.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.