Kısaca
Denetim, kaza, ramak kala, periyodik kontrol ve ölçümden çıkan her bulgu tek bir DÖF listesinde toplanmalı; her satırın tek bir sorumlusu, risk düzeyine uygun bir termini ve kapanış kanıtı olmalıdır. Aksiyonun yapılması ile işe yaraması aynı şey değildir; bu yüzden kapanıştan haftalar sonra etkinlik doğrulaması yapılır. Termini geçen aksiyonlar geçici önlem ve yazılı bir yükseltme kuralıyla yönetilir.
Düzeltici önleyici faaliyet nedir? Üç kavramı ayırın
Çoğu işletmede her İSG bulgusunun karşısına “DÖF açıldı” yazılır, ama açılan şeyin ne olduğu net değildir. Düzeltici önleyici faaliyet (DÖF) sisteminin işe yaraması için önce üç kavramı birbirinden ayırmak gerekir:
- Düzeltme: Bulguyu hemen gidermek. Sökülmüş makine koruyucusunu yerine takmak bir düzeltmedir.
- Düzeltici faaliyet: Bulgunun nedenini ortadan kaldırıp tekrarını önlemek. Koruyucunun neden söküldüğünü bulup, ayar için sökmeyi gerektirmeyen bir tasarıma geçmek düzeltici faaliyettir.
- Önleyici faaliyet: Henüz yaşanmamış ama olabilecek bir uygunsuzluğun nedenini gidermek. Aynı tip koruyucuya sahip diğer makineleri kontrol edip aynı değişikliği yapmak önleyici faaliyettir.
ISO 45001 standardı bu süreci “olay, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet” başlığıyla ele alır; önleyici yaklaşımı ise risk ve fırsatların değerlendirilmesine dağıtır. Standart hakkında genel bilgi için ISO 45001 nedir yazımıza bakabilirsiniz.
Mevzuat açısından dayanak daha yalındır. 6331 sayılı Kanun md. 8/2’ye göre işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı, eksiklik ve aksaklıkları, tedbir ve tavsiyelerini işverene yazılı bildirir; bunları düzeltme sorumluluğu işverene aittir. Onaylı deftere yazılan tespit ve öneriler işverene tebliğ edilmiş sayılır. Yani DÖF sistemi, işverenin bu sorumluluğu yerine getirdiğini gösteren kayıttır. Defterin kendisini onaylı defter yazımızda anlattık.
DÖF nereden doğar?
Bulgular farklı kaynaklardan gelir ve her biri ayrı bir dosyada kalırsa takip dağılır. Bütün kaynakları tek bir listede birleştirin:
| Kaynak | Örnek bulgu | Etkinlik nasıl ölçülür? |
|---|---|---|
| Onaylı defter tespiti | Pres hattında iki el kumanda butonu köprülenmiş | Sonraki ziyaretlerde sahada kontrol |
| Saha turu veya iç denetim | Kimyasal depoda uyumsuz maddeler yan yana | Depo yerleşim planına uyum gözlemi |
| İş kazası | Forklift geri manevrada yayaya çarptı | Ramak kala ve gözlem kayıtları |
| Ramak kala bildirimi | Raftan koli düştü, kimse yaralanmadı | Aynı raf bölgesinde tekrar bildirimi |
| Periyodik kontrol raporu | Vinçte limit şalteri çalışmıyor | Yeniden kontrol raporu |
| Ortam ölçümü | Taşlama bölümünde gürültü 85 dB(A) üzerinde | Önlemlerden sonra tekrar ölçüm |
| Sağlık gözetimi | Aynı hatta işitme testlerinde düşüş | Sonraki periyodik muayene sonuçları |
| İSG kurulu kararı | Yaya yollarının boyanması | Kurulda kapanış teyidi |
Periyodik kontrol raporlarında “ağır kusur” olarak işaretlenen bir ekipman, kusur giderilmeden çalıştırılamaz; bu tür bulgular listede en üste girer. Ramak kala bildirimlerinin nasıl toplanacağını ramak kala bildirim sistemi, saha turundan nasıl bulgu çıkarılacağını İSG saha turu kontrol listesi yazılarımızda anlattık.
DÖF formu: hangi alanlar olmalı?
İyi bir DÖF formu uzun olmak zorunda değildir; ama şu soruların her birine cevap vermelidir:
“Neden” alanını boş bırakan formlar, aynı bulguyu birkaç ay sonra yeniden üretir. Kök nedene inmek için kök neden analizi yöntemleri yazımızdaki 5 Neden ve balık kılçığı tekniklerini kullanabilirsiniz. Aksiyonu seçerken de önce ortadan kaldırma ve mühendislik önlemlerine bakın; yalnızca “talimat verildi” veya “eğitim verildi” yazan aksiyonlar çoğu zaman etkisiz kalır. Kademeler için kontrol hiyerarşisi yazımıza bakın.
Termin nasıl belirlenir?
Termin, sorumlunun takvimine göre değil, riskin büyüklüğüne göre belirlenir. Mevzuat bulgu türlerine göre gün sayısı vermez; bu yüzden işletmenin yazılı bir kuralı olmalıdır. Aşağıdaki tablo, Fine-Kinney sınıflarıyla kurulmuş örnek bir iç kuraldır; kendi politikanıza göre uyarlayın:
| Risk sınıfı | Örnek iç kural | Geçici önlem |
|---|---|---|
| Tolerans gösterilemez | İş durdurulur; risk azaltılmadan başlanmaz | Zorunlu |
| Yüksek | Kısa sürede, örneğin bir hafta içinde | Zorunlu |
| Önemli | Eylem planına alınır, örneğin bir ay içinde | Gerekirse |
| Olası | Planlı bakım veya yatırım takvimine bağlanır | Gerekmez |
Puanlamanın nasıl yapıldığını Fine-Kinney yöntemi yazımızda anlattık. Bir satırın termini, çoğu zaman bir satın alma veya bakım işine bağlıdır; bu durumda termin, siparişin değil işin tamamlanma tarihini gösterir.
Aksiyon takibi İSG: haftalık ve aylık döngü
Liste, düzenli bakılmadığında bir arşive dönüşür. Aksiyon takibi İSG sisteminin ritmi şöyle kurulabilir:
- Her ziyarette: İş güvenliği uzmanı, açık maddeleri sahada kontrol eder; yapılanları kanıtıyla kapatır, yapılmayanları not eder.
- Haftalık: Bölüm sorumluları kendi satırlarının durumunu günceller. Termine bir hafta kalan satırlar için engel var mı diye sorulur.
- Aylık: İşveren veya vekili, gecikmiş satırları ve yüksek riskli açık maddeleri gözden geçirir; kaynak ve bütçe kararını verir.
- İSG kurulunda: Kurul olan işyerlerinde açık ve gecikmiş DÖF’ler gündemin sabit maddesidir.
- Yıl sonunda: Kapanmayan maddeler yıllık çalışma planına ve yıllık değerlendirme raporuna aktarılır.
Takibi sayılarla izlemek, sorunu erken gösterir: açık DÖF sayısı, termini geçmiş DÖF oranı, ortalama kapanış süresi ve etkinlik doğrulamasında başarısız olan aksiyon oranı. Bu göstergelerin nasıl kurulacağını İSG performans göstergeleri yazımızda anlattık. Ziyaret ve kontrol tarihlerini İSG takvimi ile planlayabilirsiniz.
Düzeltici faaliyet kapanış ve etkinlik doğrulama
Düzeltici faaliyet kapanış kaydı, aksiyonun yapıldığını gösterir; işe yaradığını göstermez. Bu yüzden iki ayrı adım tanımlayın:
- Kapanış: Aksiyon tamamlandı ve kanıtı dosyada. Örneğin bariyer takıldı, fotoğrafı ve montaj tarihi kayıtta.
- Etkinlik doğrulama: Bir süre sonra, aynı tehlikenin tekrarlanmadığı ve riskin düştüğü kontrol edilir. Doğrulamayı aksiyonu yapan kişi değil, uzman veya bağımsız bir yönetici yapar.
Etkinlik doğrulamanın yöntemi, bulgunun türüne göre seçilir: sahada gözlem, tekrar ölçüm, kayıt incelemesi, çalışanlarla kısa görüşme veya riskin yeniden puanlanması. Bir örnekle izleyelim:
| Adım | Kayıt |
|---|---|
| Bulgu | Depo çıkışında forklift ile yaya yolu kesişiyor; iki ramak kala bildirimi |
| Risk | Yüksek |
| Düzeltme | Kesişime geçici uyarı levhası ve yaya bekleme çizgisi |
| Kök neden | Yaya yolu tasarlanırken sevkiyat kapısı hesaba katılmamış |
| Aksiyon | Sabit bariyer, yaya geçidinde ayna, yaya yolunun güzergâhının değiştirilmesi |
| Sorumlu ve termin | Depo sorumlusu; iki hafta |
| Kapanış kanıtı | Montaj fotoğrafları, revize yerleşim planı |
| Etkinlik doğrulama | İki ay sonra yarım vardiya gözlem: yayaların bariyer dışına çıkmadığı; o bölgeden yeni ramak kala bildirimi gelmediği |
| Sonuç | Etkili; risk yeniden puanlanıp önemli sınıfa düştü |
Etkinlik doğrulaması olumsuz çıkarsa DÖF kapatılmaz; neden yeniden sorgulanır ve yeni bir aksiyon yazılır. Aynı bulgunun üç kez etkisiz kapanması, sorunun bölüm düzeyinde değil yönetim düzeyinde olduğunu gösterir. Risk değerlendirmesinin değişiklikler sonrası güncellenmesi için değişiklik yönetimi ve risk revizyonu yazımıza bakabilirsiniz.
Kapanmayan aksiyonlar nasıl yönetilir?
Her işletmede termini geçen aksiyonlar olur. Sorun gecikmenin kendisi değil, gecikmenin görünmez kalmasıdır. Şu kuralları yazılı hâle getirin:
- Gecikme nedeni yazılır. Bütçe, tedarik süresi, sorumlunun ayrılması, aksiyonun uygulanamaz çıkması… Her neden farklı bir karar gerektirir.
- Termin uzatma onaya bağlanır. Sorumlu kendi terminini uzatamaz; uzatmayı bir üst yönetici gerekçesiyle onaylar ve uzatma sayısı sınırlandırılır.
- Geçici önlem zorunlu olur. Yüksek riskli bir madde gecikiyorsa geçici önlem yazılmadan uzatma verilmez.
- Yükseltme basamakları bellidir. Bölüm sorumlusu, üretim veya fabrika müdürü, işveren; her basamağın kaç gün sonra devreye gireceği tanımlanır.
- Aksiyon yanlışsa değiştirilir. Uygulanamayan bir aksiyonu açık tutmak yerine, aynı riski azaltan başka bir aksiyon yazılır ve eski satır gerekçesiyle kapatılır.
- İşverenin farklı kararı yazılır. İşveren bir öneriye katılmıyorsa gerekçesini ve alternatif önlemini yazılı hâle getirir.
Bursa ve çevre illerdeki işletmelerde iş güvenliği uzmanlığı hizmetimizde, onaylı deftere yazdığımız tespitleri aynı gün aksiyon listesine aktarıyor, her ziyarette açık maddeleri sahada kontrol ediyor ve etkinlik doğrulamasının tarihini listeye işliyoruz.
Sık Sorulan Sorular
DÖF sistemi kurmak yasal olarak zorunlu mu?
Mevzuat “DÖF” adıyla bir form istemez. Ancak işveren, uzman ve hekimin yazılı bildirdiği eksiklikleri gidermekle yükümlüdür ve bunu kanıtlamak zorundadır. Bir aksiyon listesi veya DÖF formu, bu yükümlülüğün yerine getirildiğini gösteren en pratik kayıttır.
DÖF ile onaylı defter arasındaki fark nedir?
Onaylı defter, uzman ve hekimin tespit ve önerilerini yazdığı resmî kayıttır. DÖF ise bu tespitlerin ve diğer bulguların sorumlu, termin, kapanış ve etkinlik bilgileriyle takip edildiği işletme içi sistemdir. İkisi birbirini tamamlar.
Etkinlik doğrulamasını kim yapmalı?
Aksiyonu uygulayan kişi dışında biri: iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi veya bağımsız bir yönetici. Uygulayanın kendi işini doğrulaması, sorunun tekrar etme ihtimalini gizleyebilir.
Bir DÖF kaç günde kapanmalı?
Mevzuatta bulgu türüne göre bir gün sayısı yoktur. Termin riskin büyüklüğüne göre belirlenir; hayati tehlikede iş durdurulur, diğer bulgular için işletmenin yazılı iç kuralı uygulanır.
Tehlike sınıfınıza uygun belgeli uzmanla saha denetimi, onaylı defter, eğitim planı, yıllık plan ve rapor takibi.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.