OSGB ile İlk Ziyaret: İşveren Ne Hazırlamalı?

OSGB ilk ziyaret neden belirleyicidir?

OSGB ilk ziyaret, İSG hizmetinin bundan sonraki bütün ayları için başlangıç çizgisini çizer; İSG hizmeti başlangıcının sahadaki ilk adımıdır. Uzman ve hekim bu ziyarette işyerinizi ilk kez bütünüyle görür; hangi belgelerin var, hangilerinin eksik olduğunu, hangi risklerin acil olduğunu belirler. İyi hazırlanmış bir ilk ziyaret, ilk ayın tespit, planlama ve eğitimle geçmesini sağlar; hazırlıksız bir ziyaret ise belge aramakla geçer.

İlk ziyaretten önce bir şartın tamamlanmış olması gerekir: sözleşme ve görevlendirmenin İSG-KATİP’te onaylanması. İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 14’e göre onaylanmayan görevlendirmeyle uzman, hekim ve diğer sağlık personeli göreve başlatılamaz. Onay adımları için İSG-KATİP sözleşme onayı, sözleşmede nelerin yazılı olması gerektiği için OSGB sözleşmesi maddeleri yazılarımıza bakın. İşyeriniz yeni açılıyorsa önce yeni işyeri açarken İSG listesini tamamlayın.

Ziyaretten önce hazırlanacak OSGB başlangıç belgeleri

İlk kez OSGB ile çalışmak, elinizdeki her şeyi tek bir yerde toplamak için iyi bir fırsattır. Eksik belge olması sorun değildir; amaç neyin var, neyin yok olduğunu görmektir.

Belge veya bilgi	Neden gerekli?	Nereden temin edilir?
Güncel çalışan listesi	Süre hesabı, eğitim ve muayene planı	İnsan kaynakları veya mali müşavir
SGK işyeri sicil numarası ve NACE kodu	Tehlike sınıfının doğrulanması	SGK tescil kaydı
İSG-KATİP sözleşme çıktısı	Görevlendirmenin doğru sicil ve sınıfla yapıldığının kontrolü	İSG-KATİP
Yerleşim planı veya kroki	Saha turunun planlanması, acil durum planı	Proje, kira sözleşmesi eki veya elle çizilmiş kroki
Makine ve ekipman listesi	Periyodik kontrole tabi ekipmanların belirlenmesi	Bakım sorumlusu
Kimyasal listesi ve güvenlik bilgi formları	Kimyasal risklerin ve KKD’nin belirlenmesi	Satın alma, tedarikçi
Varsa eski risk değerlendirmesi ve acil durum planı	Revizyon ihtiyacının görülmesi	İşyeri arşivi
Eğitim, ilkyardım ve mesleki eğitim belgeleri	Kimin hangi eğitimi ne zaman aldığı	Personel dosyaları
İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları	Sağlık gözetimi takvimi	Önceki hekim veya sağlık kuruluşu
Periyodik kontrol ve ortam ölçüm raporları	Süresi dolanların belirlenmesi	Kontrol firması, laboratuvar
İş kazası ve ramak kala kayıtları	Risk değerlendirmesinin girdisi	İşyeri kayıtları, SGK bildirimleri
Onaylı defter	Tespitlerin yazılacağı resmî kayıt	Mevcut defter veya yeni onaylatılacak defter

Onaylı defter, uzman ve hekimin tespit ve tavsiyelerini yazdığı, her işyeri için tek olan defterdir; Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüğünde veya noterde her sayfası mühürlenerek onaylanır (md. 7). Daha önce defter tutulmadıysa ilk ziyaretten önce temin edin. Ayrıntılar için onaylı defter yazımıza bakabilirsiniz. Kimyasal listesi hazırlarken güvenlik bilgi formu nasıl okunur yazımız işinize yarar.

Çalışan listesini doğru hazırlamak

Çalışan listesi, ilk ziyaretin en çok kullanılan belgesidir. Uzman ve hekim bu listeden süre hesabını doğrular, eğitim ve muayene planını çıkarır. Listede şu bilgiler bulunmalıdır:

Ad soyad, görev ve çalıştığı bölüm
İşe giriş tarihi ve vardiya düzeni
Yaptığı işin mesleki eğitim belgesi gerektirip gerektirmediği ve varsa belge bilgisi
İlkyardımcı veya destek elemanı olarak görevli olup olmadığı
Çırak, stajyer, kısmi süreli veya alt işveren çalışanı olup olmadığı

Çalışanların sağlık bilgilerini bu listeye yazmayın. Sağlık bilgileri gizlidir ve yalnızca işyeri hekimiyle paylaşılır; insan kaynakları muayene ayrıntısını değil, yalnızca işe uygunluk sonucunu bilir. Genç, gebe veya engelli çalışanlar gibi özel politika gerektiren gruplardaki çalışanları hekime ayrıca bildirin; bu çalışanlar için risk değerlendirmesi ve muayene aralığı farklı planlanır.

Alt işveren çalışanlarını ayrı bir listede tutun. Kendi işyerinizde çalışan yüklenici personelinin eğitim ve muayene belgelerini kimin takip edeceği, ilk ziyarette netleştirilmesi gereken konulardan biridir.

İlk ziyarette İSG mevcut durum analizi nasıl yapılır?

İSG mevcut durum analizi, işyerinin bugünkü hâlinin mevzuat ve riskler karşısında nerede durduğunu gösteren tespittir. Tipik bir ilk ziyaret şu sırayla ilerler:

Açılış görüşmesi: İşveren veya vekili, üretim sorumlusu ve çalışan temsilcisiyle kısa bir toplantı. İş akışı, vardiyalar, yakın zamanda yaşanan kazalar ve planlanan değişiklikler konuşulur.
Saha turu: Üretim, depo, bakım atölyesi, kompresör ve kazan dairesi, elektrik panoları, sosyal alanlar ve dış saha dahil bütün bölümler gezilir. Mümkünse farklı vardiyalar da görülür.
Belge incelemesi: Hazırladığınız belgeler tabloya göre kontrol edilir; süresi dolanlar ve eksikler listelenir.
Çalışanlarla görüşme: Operatörlerin, bakımcıların ve depo çalışanlarının gördüğü riskler sorulur.
Sağlık dosyalarının incelenmesi: İşyeri hekimi mevcut muayene kayıtlarını gizlilik içinde gözden geçirir ve periyodik muayenesi geçmiş olanları belirler.
Tespitlerin yazılması: Uzman ve hekim, tespit ve tavsiyelerini onaylı deftere yazar. Deftere yazılan tespitler işverene tebliğ edilmiş sayılır.

Saha turunda hayati bir tehlike görülürse beklenmez. İş güvenliği uzmanı, hayati tehlikenin ciddi ve önlenemez olması ve acil müdahale gerektirmesi hâlinde işin durdurulması için işverene başvurur. Acil durdurma gerektiren veya yangın, patlama, göçme gibi hayati tehlike içeren tespitler makul sürede giderilmezse uzman bunu çalışma ve iş kurumu il müdürlüğüne yazılı bildirmekle yükümlüdür (İGU Yönetmeliği md. 10–11).

Saha turunda nelere bakılır?

Saha turu bir “gezinti” değil, bölüm bölüm yapılan bir kontroldür. İşyerinizi önceden aynı gözle dolaşmak, ilk ziyarette karşılaşacağınız tespitleri tahmin etmenizi sağlar:

Üretim alanı: Makine koruyucuları yerinde mi, acil durdurma butonları çalışıyor mu, bakımda enerji kesme düzeni var mı? Gürültülü ve tozlu bölümler hangileri?
Depo ve sevkiyat: Raf yükleri ve raf hasarları, forklift ve yaya yollarının ayrılması, istif yükseklikleri, yükleme rampaları.
Elektrik: Pano önlerinin açık ve kapaklarının kapalı olması, açık kablo ekleri, uzatma kablosuyla beslenen makineler.
Kimyasallar: Etiketsiz kaplar, güvenlik bilgi formlarının ulaşılabilirliği, yanıcı sıvıların miktarı ve saklandığı yer.
Acil durum: Kaçış yollarının ve acil çıkış kapılarının açık olması, söndürücülerin yeri ve kontrol etiketleri, tahliye krokisi, ilkyardım dolabı.
Teknik hacimler: Kompresör ve kazan dairesi, jeneratör ve trafo gibi yalnızca yetkili kişilerin girmesi gereken yerlerin kilitli ve işaretli olması.
Sosyal alanlar: Yemekhane, soyunma odası ve tuvaletlerin temizliği, içme suyu.
Hekimin gözüyle: Ağır kaldırma yapılan işler, ayakta ve tekrarlı çalışma, ekranlı araçla çalışma, gece vardiyası, sağlık şikâyetlerinin yoğunlaştığı bölümler.

Turda çekilen fotoğraflar, tespitin yerini ve önceki hâlini göstermek için iyi bir kayıttır. Fotoğraflarda çalışanların yüzlerinin görünmemesine dikkat edin.

Mevcut durum analizinin çıktıları

İlk ziyaretin sonunda elinizde üç şey olmalıdır:

Önceliklendirilmiş eksik listesi: Her tespit için sorumlu kişi ve hedef tarih. Hayati riskler hemen, yasal süresi geçmiş yükümlülükler kısa vadede, iyileştirmeler planlı olarak ele alınır.
İlk ayların takvimi: İşe başlama ve temel eğitimler, periyodik muayeneler, iş ekipmanlarının periyodik kontrolleri, ortam ölçümleri ve tatbikat. Ölçüm ve tetkikleri yetkili laboratuvar ve sağlık kuruluşlarıyla planlarız.
Belge planı: Risk değerlendirmesi ve acil durum planının yeniden mi hazırlanacağı yoksa revize mi edileceği, yıllık çalışma planının ne zaman çıkarılacağı. Yıllık plan için yıllık çalışma planı yazımıza bakın.

Bütün belgelerin işyerinde nasıl düzenleneceği için İSG dosyası içeriği yazımıza, yenileme tarihlerini izlemek için İSG takvimi aracına bakabilirsiniz.

Çalışanlara duyuru ve sonraki ziyaretler

İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 6’ya göre işveren, görevlendirdiği veya hizmet aldığı OSGB’de görev yapan kişiler ile çalışma saatleri, görev, yetki ve sorumlulukları konusunda çalışan temsilcisini ve çalışanları bilgilendirir. Uzman ve hekimin adlarını, ziyaret günlerini ve onlara nasıl ulaşılacağını panoya asmak bu yükümlülüğün en pratik karşılığıdır.

İlk ziyaretten sonraki ziyaretlerde, açılan eksik listesi her seferinde gözden geçirilir ve kapatılan maddeler işaretlenir. Bu liste aynı zamanda hizmetin sahada yürütüldüğünün kanıtıdır. Daha önce başka bir OSGB ile çalıştıysanız geçiş adımları için OSGB değiştirme süreci yazımıza bakın.

SİSTEMER, Bursa ve komşu illerde iş güvenliği uzmanlığı ve işyeri hekimliği hizmeti verir. Bu yazıdaki tabloyu, hangi OSGB ile çalışırsanız çalışın ilk ziyaret öncesinde kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

İlk ziyaret ne kadar sürer?

Süre işyerinin büyüklüğüne, bölüm sayısına ve vardiya düzenine göre değişir. Ziyaret süresi sözleşmedeki aylık dakikadan sayılır; uzman ve hekim sözleşmede belirtilen süre kadar işyerinde hizmet sunar.

Hiç İSG belgemiz yok; ilk ziyarette ceza alır mıyız?

İlk ziyaret bir denetim değil, mevcut durum tespitidir. Eksikler onaylı deftere yazılır ve takvime bağlanır. Ancak eksiklerin giderilmesinden işveren sorumludur; tespitler işverene tebliğ edilmiş sayıldığı için takvime uymak önemlidir.

Çalışan listesine sağlık bilgisi yazmalı mıyız?

Hayır. Sağlık bilgileri gizlidir ve yalnızca işyeri hekimiyle paylaşılır. Listede görev, bölüm, işe giriş tarihi ve vardiya gibi bilgiler yeterlidir.

Önceki OSGB’nin hazırladığı risk değerlendirmesi geçersiz mi olur?

Hayır. Hizmet sağlayıcının değişmesi risk değerlendirmesinin yenilenmesini gerektiren durumlar arasında sayılmaz. Yeni ekip mevcut değerlendirmeyi gözden geçirir; süre dolduysa veya işyerinde değişiklik, kaza ya da ramak kala olay varsa revize eder.

İlk ziyarette kimler bulunmalı?

İşveren veya yetkili vekili, üretim veya işletme sorumlusu, bakım sorumlusu ve çalışan temsilcisi bulunmalıdır. Saha turunda bölüm sorumlularının eşlik etmesi, tespitlerin yerinde konuşulmasını sağlar.