Kısaca
Mevzuatta “OSGB aylık raporu” adında bir belge yoktur; ama onaylı defter, yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu, eğitim ve sağlık gözetimi kayıtları zorunludur ve OSGB bu kayıtların tutulmasından sorumludur. Bunlara ek olarak her ziyaretin kaydını ve aylık kısa bir hizmet özetini sözleşmeye yazmak, hizmeti ölçmenin en kolay yoludur. Sözleşme bitiminde OSGB tüm kayıtları istenmese de işverene teslim eder.
OSGB aylık rapor mevzuatta var mı?
OSGB ile sözleşme imzalandı, İSG-KATİP’te onaylar verildi, uzman ve hekim gelmeye başladı. Birkaç ay sonra işverenin aklına gelen soru genellikle aynıdır: “Bu hizmetin karşılığında elimde ne var?” OSGB aylık rapor beklentisi de bu sorudan doğar.
Mevzuatta “aylık rapor” adında zorunlu bir belge tanımlanmaz. Buna karşılık mevzuatın tutulmasını istediği kayıtlar vardır ve İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği md. 13’e göre OSGB’ler bunlardan sorumludur: yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu, çalışma ortamının gözetimi, çalışanların sağlık gözetimi, iş kazası ve meslek hastalıkları ile İSG’ye ilişkin bilgilerin ve çalışma sonuçlarının kayıt altına alınması. Aylık rapor, bu kayıtların işveren için anlaşılır bir özetidir. Sözleşmeye yazılırsa bağlayıcı hâle gelir; sözleşme maddeleri için OSGB sözleşmesinde olması gereken maddeler yazımıza bakabilirsiniz.
Bu yazı, sözleşme başladıktan sonra OSGB’den düzenli olarak almanız gereken çıktıları ve bunları nasıl takip edeceğinizi anlatır.
Mevzuatın zorunlu kıldığı kayıtlar
| Kayıt | Dayanak | Sıklık | Asıl nüsha nerede? |
|---|---|---|---|
| Onaylı defter (tespit ve öneri defteri) | İSG Hizmetleri Yön. md. 7 | Her tespitte | İşveren; suretleri uzman, hekim ve OSGB arşivinde |
| Yıllık çalışma planı | İGU Yön. md. 9, Hekim Yön. md. 9 | Yılda bir, yıl başlamadan | İşyeri, sureti OSGB arşivinde |
| Yıllık değerlendirme raporu | İGU Yön. md. 9 (EK-2), Hekim Yön. md. 9 (EK-3) | Yılda bir | İşyeri, sureti OSGB arşivinde |
| Risk değerlendirmesi | Risk Değerlendirmesi Yön. | 2/4/6 yılda bir ve değişikliklerde | İşyeri |
| Eğitim kayıtları | Eğitim yönetmeliği | Her eğitimde | İşyeri ve OSGB arşivi |
| İşe giriş ve periyodik muayene kayıtları | 6331 md. 15, Hekim Yön. EK-2 | Muayene takvimine göre | Kişisel sağlık dosyası, işyerinde gizli |
| Acil durum planı ve tatbikat formu | Acil Durumlar Yön. | Plan 2/4/6 yıl; tatbikat yılda bir | İşyeri |
| Periyodik kontrol ve ölçüm planı | İGU Yön. md. 9/1-c | Yıllık plan, raporlar geldikçe | İşyeri |
Kontrol ve ölçümleri OSGB’deki uzman planlar ve uygulamayı takip eder; ölçüm ve tetkikler yetkili laboratuvar ve sağlık kuruluşlarıyla planlanır, raporları işyerinin dosyasına girer. Onaylı defterin kullanım kuralları için onaylı defter, yıllık belgeler için yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporu yazılarımıza bakabilirsiniz.
OSGB ziyaret raporu: her gelişin izi
Yasal kayıtların yanında, OSGB ile ilişkiyi en somut gösteren belge ziyaret kaydıdır. İyi bir ziyaret kaydı şu bilgileri içerir:
- Ziyaret tarihi, giriş ve çıkış saati, gelen kişi (uzman, hekim veya DSP)
- Gezilen bölümler ve vardiya
- Yapılan tespitler, varsa fotoğraflarla
- Onaylı deftere yazılan maddelerin numaraları
- Verilen eğitim, yapılan muayene, katılınan toplantı
- Önceki ziyaretten açık kalan maddelerin durumu
- Bir sonraki ziyaretin planı
Ziyaret kaydının en önemli işlevi, sözleşmedeki sürenin gerçekten kullanıldığını göstermesidir. Asgari süreler çalışan başına aylık olarak verilir: iş güvenliği uzmanı için az tehlikeli, tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta 10, 20 ve 40 dakika; işyeri hekimi için 5, 10 ve 15 dakika.
Örnek hesap: 120 çalışanlı tehlikeli sınıfta bir işyerinde uzman için aylık asgari süre 120 × 20 = 2.400 dakika, yani 40 saattir; hekim için 120 × 10 = 1.200 dakika, yani 20 saattir. Bu işyeri tehlikeli sınıfta olduğu için DSP görevlendirme yükümlülüğü yoktur. Ziyaret kayıtlarındaki saatleri ay sonunda topladığınızda bu rakamlara ulaşmıyorsanız konuyu OSGB ile konuşun. Kendi işyerinizin sürelerini İSG yükümlülük hesaplama aracımızla görebilirsiniz.
Eğitim ve muayene listeleri
İşveren açısından en çok aksayan iki konu eğitim ve muayene takvimidir; çünkü her çalışanın tarihleri farklıdır. OSGB’den şu iki listeyi düzenli olarak isteyin:
Eğitim matrisi: Her çalışan için işe başlama eğitimi tarihi, temel eğitimin tamamlandığı tarih (işe başladıktan sonra en geç 3 ay içinde), son tekrar eğitimi ve bir sonraki tekrar tarihi (çok tehlikelide her yıl, tehlikelide 2, az tehlikelide 3 yılda bir). Yeni girişler, 6 aydan uzun ayrılıktan dönenler ve görev değiştirenler ayrıca işaretlenir. Kayıt düzeni için İSG eğitim belgesi ve kayıtları yazımıza bakın.
Muayene takvimi: Her çalışan için son muayene tarihi, bir sonraki periyodik muayene tarihi (az tehlikelide en geç 5, tehlikelide 3 yılda bir, çok tehlikelide her yıl; hekim bu aralıkları kısaltabilir) ve varsa işe uygunluk kısıtı. Sağlık bilgileri gizlidir: İşveren tanıyı değil, çalışanın işe uygun olup olmadığını ve varsa görev kısıtını görür. Tanı ve tetkik sonuçları işyerindeki kişisel sağlık dosyasında, gizlilik ilkesine uyularak saklanır (İSG Hizmetleri Yön. md. 13/1-e).
İki listede de “süresi 30 gün içinde dolacaklar” bölümü bulunsun; böylece eksik bir eğitim veya muayene denetimde değil, önceden fark edilir.
OSGB performans takibi: ölçülebilir göstergeler
Hizmeti izlemenin en basit yolu, her ay aynı birkaç göstergeye bakmaktır. Göstergelerin mantığı için İSG performans göstergeleri yazımıza bakabilirsiniz.
| Gösterge | Nasıl ölçülür? | Neye işaret eder? |
|---|---|---|
| Süre gerçekleşmesi | Ziyaret kayıtlarındaki saat ÷ asgari aylık süre | Hizmetin miktarı |
| Açık tespit sayısı ve yaşı | Onaylı defterde kapanmamış maddeler, 30/60/90 günden eski olanlar | İşverenin aksiyon hızı |
| Eğitim güncelliği | Eğitimi güncel çalışan sayısı ÷ toplam çalışan | Eğitim planına uyum |
| Muayene güncelliği | Muayenesi güncel çalışan sayısı ÷ toplam çalışan | Sağlık gözetimine uyum |
| Periyodik kontrol geçerliliği | Süresi geçmemiş kontrol raporu olan ekipman oranı | Ekipman güvenliği |
| Ramak kala ve kaza kayıtları | Ay içindeki bildirimler ve kök neden incelemeleri | Raporlama kültürü |
Açık tespitlerin takibi yalnızca OSGB’nin değil, işverenin de performansını gösterir: Uzman tespit yazar, ama düzeltici faaliyeti işletme yapar. Bunun için düzeltici ve önleyici faaliyet takibi yazımızdaki tabloyu kullanabilirsiniz.
Ayda bir, 30 dakikalık bir gözden geçirme toplantısı yeterlidir: OSGB uzmanı, işyeri hekimi veya hemşiresi, işveren vekili ve varsa çalışan temsilcisi. Gündem her ay aynıdır: aylık özet, açık tespitler, yaklaşan eğitim ve muayeneler, gelecek ayın planı. Görevlendirmelerin ve sürelerin İSG-KATİP’te doğru görünüp görünmediğini de ara ara kontrol edin; adımlar için İSG-KATİP’te görevlendirme sorgulama yazımıza bakın.
Sözleşme bittiğinde ne teslim alınır?
İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 13/2’ye göre onaylı defter suretleri, yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporu suretleri ile eğitim kayıtları OSGB arşivinde tutulur ve sözleşme süresi sonunda, talep edilmese dahi, bütün kayıt ve dosyalar OSGB tarafından işverene teslim edilir. Teslim sırasında şunları kontrol edin:
- Onaylı defterin asıl nüshası işyerinde, suretleri eksiksiz mi?
- Son yılın çalışma planı ve değerlendirme raporu imzalı mı?
- Eğitim katılım listeleri, sınav kâğıtları ve belgeler tam mı?
- Kişisel sağlık dosyaları gizlilik kurallarına uygun şekilde, işyeri hekiminin gözetiminde mi devrediliyor?
- Risk değerlendirmesi ve acil durum planının düzenlenebilir ve imzalı nüshaları teslim edildi mi?
Kişisel sağlık dosyaları, çalışanın işten ayrılmasından itibaren en az 15 yıl saklanır (İSG Hizmetleri Yön. md. 7). OSGB değişikliği sürecinin tamamı için OSGB nasıl değiştirilir yazımıza bakabilirsiniz.
Bursa ve çevre illerdeki işletmelerde iş güvenliği uzmanlığı ve işyeri hekimliği hizmetlerimizde her ziyareti kayıt altına alıyor, onaylı defter tespitlerini kapanışa kadar izliyor ve eğitim ile muayene takvimlerini işverenle düzenli paylaşıyoruz. Osmangazi merkezli ekibimizle hizmet bölgemizdeki işyerlerinde aynı raporlama düzenini uyguluyoruz.
Sık Sorulan Sorular
OSGB aylık rapor vermek zorunda mı?
Mevzuatta “aylık rapor” adında bir belge yoktur. Zorunlu olan; onaylı defter, yıllık çalışma planı, yıllık değerlendirme raporu, eğitim ve sağlık gözetimi kayıtlarıdır. Aylık hizmet özetini sözleşmeye yazarsanız OSGB için bağlayıcı olur.
İş güvenliği uzmanının ziyaretini nasıl doğrularım?
Her ziyarette giriş ve çıkış saatini, gezilen bölümleri ve yapılan işleri gösteren bir ziyaret kaydı imzalatın. Ay sonunda saatleri toplayıp çalışan sayınız ve tehlike sınıfınıza göre hesaplanan asgari süreyle karşılaştırın.
İşveren çalışanların muayene sonuçlarını görebilir mi?
İşveren, çalışanın işe uygun olup olmadığını ve varsa görev kısıtını bilir; tanı ve tetkik ayrıntıları gizlidir ve kişisel sağlık dosyasında, gizlilik ilkesine uyularak saklanır.
Sözleşme bitince kayıtlar kimde kalır?
İSG Hizmetleri Yönetmeliği md. 13/2’ye göre OSGB, sözleşme süresi sonunda talep edilmese dahi bütün kayıt ve dosyaları işverene teslim eder.
Tehlike sınıfınıza uygun belgeli uzmanla saha denetimi, onaylı defter, eğitim planı, yıllık plan ve rapor takibi.
SİSTEMER OSGB Teknik Ekibi — iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimlerimizin sahadaki deneyimiyle hazırlanmıştır. Mevzuat bilgileri yayın/güncelleme tarihi itibarıyla geçerlidir; işletmenize özel değerlendirme için bize ulaşın.